Cet article est destiné aux acheteurs. Si vous êtes fournisseur, consultez nos articles d'aide aux fournisseurs ici.
Cet article traite des sujets suivants:
Quels types de demandes puis-je créer?
Vous pouvez créer une demande de deux manières:
A partir d'une demande vierge - vous créez votre demande à partir de zéro.
A partir d'un modèle - vous créez et enregistrez des processus standardisés que vous suivez. Pour en savoir plus sur les modèles et leurs avantages, cliquez ici.
Lorsque vous créez et émettez une demande vierge, vous devez saisir des informations pour chacun des onglets : Résumé, Étapes, Détails, Évaluation, Équipe, Fournisseurs, Révision et Envoi. Vous n'êtes pas obligé de les remplir dans l'ordre où ils apparaissent dans l'application, mais tous les champs obligatoires doivent être remplis avant que vous puissiez envoyer la demande à vos fournisseurs potentiels.
Pour commencer à créer une nouvelle demande à partir de zéro, cliquez sur le bouton + Nouvelle demande, puis choisissez le bouton Demande vierge. La demande se présente alors comme suit:
Qu'est-ce que l'onglet Résumé?
L'onglet Résumé est l'endroit où vous présenterez la vue d'ensemble d'une nouvelle demande. Les informations figurant sur cette page (à l'exception de la rubrique "Dépenses totales approximatives") sont incluses dans l'e-mail de notification envoyé aux fournisseurs lorsqu'ils sont ajoutés à une demande.
Pour modifier chaque section, cliquez sur le bouton Modifier.
Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires de la section, cliquez sur Enregistrer pour vous assurer que les modifications apportées ne sont pas perdues.
Cinq parties doivent être complétées dans l'onglet Résumé pour que votre demande soit opérationnelle:
Nom de la demande (obligatoire)
Le nom de votre demande sera affiché aux fournisseurs et sera enregistré dans la page Résumé des demandes et dans la piste d'audit. Vous pouvez modifier le nom de votre demande avant qu'elle ne soit attribuée ou clôturée en émettant une révision.
Aperçu (obligatoire)
Saisissez un bref aperçu de l'objet de votre demande. Il s'agit d'une introduction de haut niveau destinée à expliquer à vos fournisseurs potentiels ce que la demande implique (par exemple, les produits et services demandés, les délais requis, la demande de réponse dans la plateforme DeepStream). Cette introduction sera incluse dans le courriel d'invitation à la demande envoyé aux fournisseurs.
Tags des produits et services (facultatif)
Cliquez sur le bouton d'édition pour étiqueter les produits et services que vous demandez à vos fournisseurs. Ces étiquettes seront incluses dans l'e-mail d'invitation à soumissionner afin d'illustrer clairement à vos fournisseurs ce pour quoi vous lancez un appel d'offres.
Numéros de référence
Référence automatisée (générée automatiquement) : Ce numéro est généré automatiquement pour organiser vos demandes dans l'onglet Résumé de la demande ; elles seront classées par ordre chronologique.
Numéro de référence supplémentaire (facultatif) : Cliquez sur le bouton d'édition pour saisir tout numéro de référence supplémentaire que vous utiliserez en interne pour référencer vos demandes.
Données relatives aux dépenses (obligatoire)
Choisissez la devise et saisissez une valeur approximative des dépenses pour cette demande. Ces données ne seront jamais communiquées aux fournisseurs et ne sont destinées qu'à votre système de référencement interne. Si votre demande n'a pas de valeur monétaire, entrez "0".
Si vous souhaitez passer à l'onglet suivant, cliquez sur le bouton Continuer dans le coin inférieur droit OU vous pouvez naviguer vers d'autres onglets en cliquant dessus en haut de la demande.
Que sont les étapes?
Les étapes vous aident à structurer vos demandes et à fixer des délais pour vos fournisseurs. Dans les demandes à plusieurs étapes, les fournisseurs ne peuvent pas compléter les informations d'une étape ultérieure tant que vous ne les y avez pas fait passer.
Pour créer votre première étape, cliquez sur le bouton Modifier en regard de l'étape
Saisissez un nom pour votre étape (par exemple, NDA, RFP, RFI, RFQ). Ce nom sera visible par le fournisseur.
Cliquez sur l'icône Calendrier pour fixer la date et l'heure de votre échéance.
Pour ajouter des étapes supplémentaires, cliquez sur Ajouter une étape sous Étape 1 et sélectionnez Étape d'échange. Pour plus d'informations sur la création d'une phase d'enchères, cliquez ici.
Saisissez un nom et une date limite comme indiqué ci-dessus et choisissez si vous souhaitez ou non que cette phase soit masquée. Si vous sélectionnez Oui, les fournisseurs ne seront pas informés des étapes supplémentaires et de leurs exigences jusqu'à ce que vous les fassiez passer à l'étape suivante. Toutes les étapes ajoutées par la suite seront masquées par défaut une fois que vous aurez choisi cette option.
Exemple - Si votre demande comporte 5 étapes et que vous choisissez de masquer la troisième étape, les fournisseurs ne pourront voir que les étapes 1 et 2 jusqu'à ce que vous les fassiez passer à l'étape suivante. Même si toutes les étapes sont visibles, les fournisseurs ne pourront pas voir les exigences des étapes suivantes tant qu'elles n'auront pas été déplacées.
✏️ Remarque: le fuseau horaire est défini en fonction des paramètres de votre ordinateur. Si vos fournisseurs se trouvent dans d'autres fuseaux horaires, l'affichage se fera en fonction des paramètres de leur ordinateur.
✏️ Remarque: vous pouvez modifier ce délai après l'émission de la demande si vous avez besoin de le prolonger en émettant une révision.
Qu'est-ce que l'onglet Détails?
C'est l'endroit où vous ajoutez les informations que vous souhaitez partager avec vos fournisseurs et leur demander. L'onglet Détails est structuré en pages. Les pages vous aident à organiser les informations que le fournisseur reçoit. Elles n'ont aucune influence ni aucun lien avec les délais que vous avez fixés dans les étapes. Il n'y a pas de limite au nombre de pages que vous pouvez avoir dans une demande.
Pour en savoir plus sur les différents types de sections que vous pouvez ajouter à vos pages:
Section Documents
Section des postes
Section Questions
Section sur la tarification des navires
Qu'est-ce que l'onglet "Évaluation"?
L'onglet Évaluation vous permet, ainsi qu'aux autres membres de votre équipe, de classer et de comparer les offres des fournisseurs. Vous pouvez définir les critères utilisés, ce qui vous permet d'évaluer les offres en fonction de ce qui est important pour vous et vos parties prenantes.
Pour en savoir plus sur la mise en place de ce système, cliquez ici.
✏️ Remarque: vous pouvez créer une structure d'évaluation à tout moment avant l'attribution ou la clôture d'un appel d'offres.
Comment inviter des membres de l'équipe?
L'onglet Équipe est l'endroit où vous décidez avec qui vous souhaitez travailler sur votre demande. Vous pouvez inviter des membres de l'équipe interne et des entreprises tierces. Pour plus de détails sur l'ajout d'entreprises tierces, cliquez ici. Pour chaque membre de l'équipe ajouté, définissez ses autorisations, qui peuvent varier selon les pages. Si vous êtes le propriétaire de la demande, vous pouvez ajouter ou supprimer des membres de l'équipe à tout moment.
Pour en savoir plus sur les différents rôles et responsabilités, cliquez ici.
Comment inviter des fournisseurs à participer à la demande?
L'onglet Fournisseurs est l'endroit où vous ajoutez les fournisseurs auxquels vous souhaitez envoyer votre demande. Vous pouvez ajouter des fournisseurs supplémentaires à une demande à tout moment avant qu'elle ne soit clôturée ou attribuée.
Vous pouvez ajouter des fournisseurs à une demande de 4 manières différentes:
Recherche et sélection par nom de société: tapez le nom de la société dans la barre de recherche et sélectionnez-le dans le menu déroulant.
Recherche et sélection par l'adresse électronique du contact: Tapez l'adresse électronique du contact de l'utilisateur dans la barre de recherche et sélectionnez-la dans le menu déroulant.
Sélectionner à partir de mes listes: Choisissez l'une de vos listes de fournisseurs pour ajouter rapidement tous les fournisseurs d'une ou de plusieurs listes à votre demande.
Envoyer une nouvelle invitation: Si l'entreprise ou l'utilisateur n'existe pas encore sur la plateforme, vous pouvez envoyer une invitation avec le nom de l'entreprise et l'adresse électronique de l'utilisateur.
Dans l'onglet Fournisseurs, vous pouvez également définir la "visibilité" de votre demande. Par défaut, celle-ci est réglée sur "Privé". Pour en savoir plus sur la manière de rendre votre demande publiquement visible, cliquez ici.
Comment réviser et envoyer la demande?
L'onglet Révision et envoi vous permet de vérifier les informations contenues dans votre demande. Si des informations sont manquantes, un encadré rouge apparaît et met en évidence ce qui doit être saisi avant que vous ne puissiez soumettre la demande.
Une fois les informations confirmées, cliquez sur Envoyer la demande.
Une fenêtre de confirmation s'affiche pour vous demander de confirmer l'envoi de la demande.
Une fois la demande envoyée, vous pouvez encore modifier les informations incluses, les fournisseurs ajoutés et les délais fixés à tout moment en émettant une révision. Pour en savoir plus sur la manière de réviser votre demande, cliquez ici.
Si vous envoyez régulièrement des demandes structurées comme la demande que vous avez créée, vous pouvez créer un modèle à partir de celle-ci. Pour en savoir plus sur les modèles, cliquez ici.
Pour toute autre question, utilisez la fonction de chat en direct ou envoyez un courriel à support@deepstreamtech.com.