Ce guide est destiné aux acheteurs. Si vous êtes un fournisseur, consultez nos articles d'aide aux fournisseurs ici.
Cet article se concentre sur la nouvelle mise en page et le parcours de l'utilisateur. Pour la version précédente, voir cet article ici.
Cet article couvre :
Comment envoyer aux fournisseurs un rappel d'invitation ?
Si vous avez invité des utilisateurs à collaborer sur DeepStream et qu'ils n'ont pas encore répondu, vous pouvez les inciter à s'engager en envoyant un rappel d'invitation.
Cliquez sur l'onglet Requêtes.
Sélectionnez la demande que vous souhaitez ouvrir.
Allez dans l'onglet Fournisseurs et sélectionnez les fournisseurs dont le statut de l'offre est encore « Invité », en cochant la case à côté de leur nom (vous pouvez en sélectionner plusieurs à l'aide de la case supérieure).
Cliquez sur le bouton déroulant Autres actions et sélectionnez Inviter des rappels.
Confirmez le rappel dans la fenêtre contextuelle d'invitation, puis cliquez sur Envoyer.
✏️ Remarque : les rappels d'invitation ne peuvent être envoyés qu'aux utilisateurs invités à collaborer sur DeepStream pour la première fois.
Comment refuser une offre au nom d'un fournisseur ?
Si un fournisseur ne répond pas à votre invitation à soumissionner pour votre demande sur DeepStream, vous pouvez refuser de soumissionner en son nom.
Accédez à l'onglet Fournisseurs de votre demande.
Cliquez sur la case à cocher en regard du fournisseur pour lequel vous souhaitez refuser de faire une offre.
Cliquez sur le bouton Autres actions et sélectionnez Refuser de faire une offre.
Indiquez la raison de votre refus.
Le fournisseur apparaîtra désormais comme « Refus de soumissionner » au lieu de « Pas de réponse ».
✏️ Remarque : si un fournisseur décide de faire une offre ultérieurement, il peut modifier son statut.
Comment ajouter un nouveau membre de l'équipe de fournisseurs une fois que votre demande est en ligne ?
Si vous avez invité le mauvais utilisateur ou oublié d'ajouter quelqu'un avant d'envoyer votre demande, vous pouvez toujours ajouter des membres supplémentaires.
Accédez à la demande à laquelle vous souhaitez ajouter un fournisseur.
Vous arrivez automatiquement sur l'onglet Fournisseurs.
Cliquez sur le fournisseur auquel vous souhaitez ajouter des membres de l'équipe.
Sélectionnez Equipe dans le menu.
Cliquez sur le bouton + Ajouter un utilisateur et choisissez les utilisateurs de l'organisation du fournisseur à ajouter.
✏️ Remarque : cette opération n'est possible que si l'organisation du fournisseur n'a pas encore répondu à votre demande.
Comment communiquer sur une demande
Une fois qu'une demande est en ligne, vous souhaitez interagir avec vos fournisseurs et votre équipe interne. Pour en savoir plus sur nos fonctionnalités de messagerie , cliquez ici.
Comment réviser votre demande
Pour modifier votre demande :
Accédez à la demande en ligne, cliquez sur Actions de la demande et sélectionnez Réviser la demande.
Vous accédez à l'état de projet de révision.
Dans le brouillon, ajoutez ou modifiez des pages, des sections, des étapes ou des échéances.
Allez dans l'onglet Révision et envoi et cliquez sur le bouton vert Révision de l'émission.
Une fenêtre contextuelle s'affiche avec l'option d'envoyer un bulletin à tous les fournisseurs inclus. Si vous ne souhaitez pas envoyer de message, vous pouvez sélectionner Non, puis Publier la révision.
✏️ Remarque : vous ne pouvez soumettre des révisions que si vous êtes le propriétaire de la demande.
Comment déplacer des fournisseurs à l'étape suivante
Si vous avez construit une demande en plusieurs étapes :
Ouvrez la demande concernée et cliquez sur l'onglet Fournisseurs.
Sélectionnez les fournisseurs à faire progresser en cliquant sur la case à cocher située à côté de leur nom.
Cliquez sur Autres actions et sélectionnez Passer à l'étape suivante dans la liste déroulante.
Une fenêtre contextuelle s'affiche pour confirmer les fournisseurs que vous déplacez et l'étape suivante.
✏️ Remarque : une fois déplacé, un fournisseur ne peut plus être déplacé en arrière.
Comment clôturer et attribuer un appel d'offres
A la fin de votre demande, plusieurs options s'offrent à vous :
Attribuer la demande: Cela signifie que vous avez attribué un ou plusieurs fournisseur(s) et les types de scénarios d'attribution que vous pouvez utiliser en fonction de la structure de votre demande sont les suivants :
Attribution au niveau de la demande (l'ensemble de la demande est attribué à un seul fournisseur)
Attribution au niveau du lot (chaque ligne est attribuée à un ou plusieurs fournisseurs ou n'est pas attribuée)
Attribution au niveau de la ligne (chaque lot est attribué à 1 fournisseur ou n'est pas attribué)
Pas d'attribution (l'ensemble de la demande n'est pas attribuée)
Clôturer la demande : Cette opération met fin à l'appel d'offres et aucune autre action ou révision ne peut être effectuée.
Comment réaliser une adjudication au niveau de la demande :
Ouvrez la demande concernée.
Cliquez sur Actions de la demande et sélectionnez Demande d'attribution.
Des « Lignes directrices » vous sont présentées et vous devez les lire avant de cliquer sur « Commencer maintenant ».
Sur la page suivante, sélectionnez Demande d'attribution et continuez.
Sélectionnez le fournisseur à adjuger et continuez.
Vous serez ensuite invité à remplir quelques champs supplémentaires concernant la valeur finale de votre demande. Ces champs permettront de s'assurer que les données relatives à vos économies sont exactes et à jour.
Vous pouvez ensuite choisir la manière dont vous souhaitez envoyer un message à vos fournisseurs :
Fournisseurs attribués - Fournisseurs qui ont été attribués dans le cadre de la demande.
Fournisseurs non retenus - Fournisseurs qui seront nouvellement marqués comme non retenus.
Fournisseurs précédemment non retenus - Fournisseurs qui ont été marqués comme non retenus précédemment.
Fournisseurs non soumissionnaires - Fournisseurs qui ont retiré leur offre, qui ont refusé de soumissionner ou qui n'ont pas répondu.
Aucun fournisseur - Aucun message ne sera envoyé aux fournisseurs ayant répondu à la demande.
Sélectionnez l'option souhaitée et cliquez sur continuer.
Suivez les étapes décrites dans la plate-forme en fonction de l'option que vous avez sélectionnée.
Enfin, vous verrez apparaître une page « Réviser et soumettre » :
Le résultat global de la demande attribuée
Résultats des dépenses et des économies
Résumé des messages adressés aux fournisseurs adjudicataires
Résumé des messages adressés aux fournisseurs non retenus
Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur Accepter et soumettre pour finaliser le processus d'attribution.
La page s'actualise et affiche un message vert indiquant que la demande a été « soumise avec succès ». Pour sortir de la procédure, choisissez l'un des deux boutons « Quitter la procédure ».
Une fois que votre demande a été attribuée, le bouton Actions de la demande devient Créer un contrat - pour en savoir plus sur notre plateforme de contrats, cliquez ici.
Comment procéder à une attribution au niveau du lot :
Ouvrez la demande concernée.
Cliquez sur Actions de la demande et sélectionnez Attribuer la demande.
Des « Lignes directrices » vous sont présentées et vous devez les lire avant de cliquer sur « Commencer maintenant ».
Sur la page suivante, sélectionnez Attribution au niveau du lot et continuez.
La page suivante affichera tous les lots de votre demande et vous aurez la possibilité, sous « Décision d'attribution », de :
Attribuer à 1 fournisseur
Ne pas attribuer à un fournisseur
Une fois que vous avez fait vos choix, cliquez sur continuer.
Vous serez alors invité à remplir quelques champs supplémentaires concernant la valeur finale de votre demande. Ces champs permettront de s'assurer que les données relatives à vos économies sont exactes et à jour.
Vous pouvez ensuite choisir la manière dont vous souhaitez envoyer un message à vos fournisseurs :
Fournisseurs attribués - Fournisseurs qui ont été attribués dans le cadre de la demande.
Fournisseurs non retenus - Fournisseurs qui seront nouvellement marqués comme non retenus.
Fournisseurs précédemment non retenus - Fournisseurs qui ont été marqués comme non retenus précédemment.
Fournisseurs non soumissionnaires - Fournisseurs qui ont retiré leur offre, qui ont refusé de soumissionner ou qui n'ont pas répondu.
Aucun fournisseur - Aucun message ne sera envoyé aux fournisseurs ayant répondu à la demande.
Sélectionnez l'option souhaitée et cliquez sur continuer.
Suivez les étapes décrites dans la plate-forme en fonction de l'option que vous avez sélectionnée.
Enfin, vous verrez apparaître une page « Réviser et soumettre » :
Le résultat global de la demande attribuée
Résultats des dépenses et des économies
Résumé des messages adressés aux fournisseurs adjudicataires
Résumé des messages adressés aux fournisseurs non retenus
Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur Accepter et soumettre pour finaliser le processus d'attribution.
La page s'actualise et affiche un message vert indiquant que la soumission a été effectuée avec succès. Pour quitter la page, choisissez l'un des deux boutons de sortie du processus
Une fois que votre demande a été attribuée, le bouton Actions de la demande devient Créer un contrat - pour en savoir plus sur notre plateforme de contrats, cliquez ici.
Comment effectuer une attribution au niveau de la ligne :
Ouvrez la demande concernée.
Cliquez sur Actions de la demande et sélectionnez Attribution de la demande.
Des « Lignes directrices » vous sont présentées et vous devez les lire avant de cliquer sur « Commencer maintenant ».
Sur la page suivante, sélectionnez Bourse au niveau de la ligne et continuez.
La page suivante affiche tous les postes de votre demande, regroupés en sections, et vous avez la possibilité, sous « Décision d'attribution », de choisir l'une des options suivantes
Attribuer le marché à un ou plusieurs fournisseurs
Ne pas attribuer à un fournisseur
Marquer comme obsolète car le poste n'a jamais été destiné à être attribué
Lorsque vous effectuez vos sélections, le tableau met en évidence le fournisseur attribué et la valeur attribuée.
⚡️Top Conseil: vous pouvez utiliser les raccourcis clavier pour copier et coller les fournisseurs attribués sur différents postes du tableau.
Une fois le tableau complété, cliquez sur Continuer.
Si vous avez des postes répartis entre plusieurs fournisseurs, cliquez sur Continuer :
La page suivante affiche tous les postes que vous avez choisi de répartir, ainsi que les fournisseurs, le prix unitaire, la quantité et le coût adjugé. La répartition se fera par quantité :
Choisissez d'abord de ventiler par montant ou par pourcentage.
Une fois que vous avez terminé pour tous les postes fractionnés, cliquez sur Continuer.
✏️ Remarque: si le poste ne contient pas une quantité supérieure à 1, vous ne pourrez pas répartir l'adjudication entre plusieurs fournisseurs.
Vous serez ensuite invité à remplir quelques champs supplémentaires concernant la valeur finale de votre demande. Ces champs permettront de s'assurer que les données relatives à vos économies sont exactes et à jour.
Ensuite, vous choisirez la manière dont vous souhaitez envoyer un message à vos fournisseurs :
Fournisseurs attribués - Fournisseurs qui ont été attribués dans le cadre de la demande.
Fournisseurs non retenus - Fournisseurs qui seront nouvellement marqués comme non retenus.
Fournisseurs précédemment non retenus - Fournisseurs qui ont été marqués comme non retenus précédemment.
Fournisseurs non soumissionnaires - Fournisseurs qui ont retiré leur offre, qui ont refusé de soumissionner ou qui n'ont pas répondu.
Aucun fournisseur - Aucun message ne sera envoyé à aucun fournisseur de la demande.
Sélectionnez l'option souhaitée et cliquez sur continuer.
Suivez les étapes décrites dans la plate-forme en fonction de l'option que vous avez sélectionnée.
Enfin, vous verrez apparaître une page « Réviser et soumettre » :
Le résultat global de la demande attribuée
Les résultats des dépenses et des économies
Résumé des messages adressés aux fournisseurs adjudicataires
Résumé des messages adressés aux fournisseurs non retenus
Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur Accepter et soumettre pour finaliser le processus d'attribution.
La page s'actualise et affiche un message vert indiquant que la soumission a été effectuée avec succès. Pour quitter la page, choisissez l'un des deux boutons de sortie du processus
Une fois que votre demande a été attribuée, le bouton Actions de la demande devient Créer un contrat - pour en savoir plus sur notre plateforme de contrats, cliquez ici.
✏️ Veuillez noter que vous ne pouvez attribuer ou clôturer une demande qu'une fois les délais fixés écoulés.
Comment trouver et télécharger les rapports d'une demande
Les membres de la demande et les propriétaires disposant d'autorisations d'édition peuvent télécharger des rapports à tout moment pendant ou après l'exécution de la demande.
Cliquez sur l'icône de rapport dans le coin supérieur droit de votre demande.
Sélectionnez le rapport que vous souhaitez télécharger dans le menu déroulant.
Cinq rapports sont disponibles :
Tableau de l'état des fournisseurs : Ce tableau reflète le statut de vos fournisseurs dans la demande. Il s'agit des mêmes informations que celles figurant dans l'onglet Fournisseur de la demande, qui indiquent les fournisseurs dont l'offre est en cours ou terminée, ainsi que l'étape à laquelle ils se trouvent.
Piste d'audit du fournisseur : Il s'agit d'un enregistrement de tous les événements qui ont eu lieu sur la demande depuis qu'elle a été émise. Il s'agit d'un enregistrement complet de l'action des membres de votre équipe et de celle des membres de l'équipe de vos fournisseurs sur la demande.
État de la livraison des courriels : Ce rapport indique les notifications par courrier électronique que vos fournisseurs et les membres de votre équipe ont reçues au cours de la demande, la date à laquelle elles ont été envoyées et si elles ont été ouvertes ou non, ainsi que l'heure à laquelle elles l'ont été.
Approbations par étape : Il s'agit d'un rapport spécifique pour les demandes en plusieurs étapes. Il indique quels fournisseurs ont été transférés à une nouvelle étape, quand et par qui. Il sert à la fois à des fins de confidentialité et d'audit.
Clarifications : Il s'agit d'un rapport sur toutes les clarifications que votre entreprise a reçues ou envoyées au cours de votre demande.
✏️ Veuillez noter que tous les rapports sont au format .csv.
Pour toute autre question, veuillez utiliser notre fonction de chat en direct ou envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante : support@deepstreamtech.com