Cet article vise à aider les lecteurs à comprendre comment gérer, clôturer et attribuer leurs demandes.

Cet article couvre les points suivants:

Si vous avez invité des utilisateurs à collaborer avec vous sur DeepStream et qu'ils n'ont pas encore répondu, vous pouvez les inciter à s'engager en envoyant un rappel d'invitation.

Cet outil vous permet d'envoyer un rappel aux fournisseurs qui ont été invités à participer à un appel d'offres par l'intermédiaire de la plateforme DeepStream. Un rappel d'invitation sera envoyé par courrier électronique aux fournisseurs et comprendra certains détails clés:

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler votre rappel d'invitation pour un fournisseur.

Pour commencer à envoyer votre rappel d'invitation

Connectez-vous à DeepStream et cliquez sur l'appel d'offres en cours correspondant. Une fois que vous y êtes, allez dans l'onglet Fournisseurs et sélectionnez les fournisseurs qui ont encore le statut d'invité en cochant la case à côté de leur nom.

Une fois sélectionné, cliquez sur le menu déroulant plus d'actions à droite de l'écran et sélectionnez inviter des rappels. Une fenêtre contextuelle d'invitation s'affiche et vous demande de confirmer le rappel. Cliquez sur envoyer et le tour est joué.

Remarque : les rappels d'invitation ne peuvent être envoyés qu'aux utilisateurs que vous avez invités à collaborer sur DeepStream pour la première fois.

Si un fournisseur ne répond pas à votre invitation à soumissionner dans le cadre de votre demande sur DeepStream, vous pouvez refuser de soumissionner en son nom.

Allez dans l'onglet Fournisseurs de votre demande et cliquez sur la case à cocher à côté du fournisseur pour lequel vous souhaitez refuser de faire une offre. Cliquez sur le bouton "Plus d'actions" et sélectionnez "Refuser l'offre".

Une fenêtre contextuelle s'affichera et vous demandera de justifier votre refus d'enchérir en leur nom - c'est obligatoire.

Le fournisseur apparaîtra désormais comme ayant refusé de soumissionner et non plus comme n'ayant pas répondu.

Remarque : si un fournisseur choisit de présenter une offre à une date ultérieure, il peut modifier son statut.

Si vous avez invité le mauvais utilisateur d'une entreprise fournisseur ou si vous avez oublié d'ajouter quelqu'un avant d'envoyer votre demande, n'ayez crainte, vous pouvez toujours ajouter des membres supplémentaires.

Remarque : vous ne pouvez effectuer cette opération que si l'organisation du fournisseur n'a pas encore répondu à votre demande. Elle peut toujours la gérer de son côté si elle en a besoin une fois que c'est le cas.

Pour commencer, accédez à la demande à laquelle vous souhaitez ajouter un fournisseur, vous arriverez automatiquement sur l'onglet Fournisseurs.

Cliquez sur le fournisseur auquel vous souhaitez ajouter des membres de l'équipe...

et sélectionnez l'onglet Équipe.

Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un utilisateur" et sélectionnez les utilisateurs de l'organisation du fournisseur que vous souhaitez ajouter à la demande.

Ils recevront automatiquement une invitation les ajoutant à la demande.

Une fois que la demande est en ligne, vous souhaitez pouvoir interagir avec vos fournisseurs (et votre équipe interne).

Pour commencer à modifier votre demande

Accédez à la demande en ligne, cliquez sur Actions de la demande et sélectionnez Réviser la demande dans le menu déroulant. Vous accédez alors à un projet de révision de la demande.

Une fois que vous êtes à l'état de projet, vous pouvez ajouter des pages, des sections et des étapes supplémentaires et modifier les délais existants. Vous ne pouvez pas supprimer d'étapes ni modifier les exigences des documents existants.

Une fois que vous avez effectué toutes les révisions souhaitées, allez dans l'onglet Réviser et envoyer et cliquez sur publier la révision.

Une fenêtre contextuelle s'affiche pour vous demander si vous souhaitez publier un message dans le bulletin.

Pour terminer la publication de votre révision, cliquez sur publier la révision et vos modifications seront mises en ligne.

Note : Vous ne pouvez soumettre ces révisions que si vous êtes le propriétaire de la demande ; pour vérifier qui est le propriétaire de la demande, allez dans l'onglet Équipes.

Si vous avez créé une demande en plusieurs étapes, vous devrez faire passer les fournisseurs manuellement à chaque étape une fois qu'ils auront rempli tous les critères requis à la première étape.

Pour commencer

Connectez-vous, ouvrez la demande concernée et cliquez sur l'onglet Fournisseurs en haut de l'écran.

Cochez la case située à côté du nom des fournisseurs que vous souhaitez faire passer à l'étape suivante de la demande. Vous pouvez cliquer sur la case en haut de la page pour sélectionner tous les fournisseurs.

Dans la partie droite de l'écran, vous devez ensuite cliquer sur Plus d'actions et sélectionner Passer à l'étape suivante dans la liste déroulante.

Vous pouvez également utiliser cette liste déroulante pour...

... pour les fournisseurs sélectionnés.

Remarque : une fois qu'un fournisseur est passé à l'étape suivante, il ne peut plus revenir en arrière.

À la fin de votre demande, vous devrez clôturer l'appel d'offres ou l'attribuer à un fournisseur.

La clôture ou l'attribution d'un appel d'offres met fin à l'appel d'offres, ce qui signifie qu'aucune autre action ou révision ne peut être apportée à la demande et que les fournisseurs ne peuvent plus répondre ou mettre à jour leurs réponses.

L'attribution d'une demande signifie que vous avez attribué un ou plusieurs fournisseurs pour la demande. Vous pouvez envoyer des messages d'attribution et de rejet aux fournisseurs par le biais de la fonction de messagerie instantanée. Une fois qu'une demande est attribuée, aucune autre information ne peut être téléchargée dans la demande.

Remarque : Vous ne pourrez attribuer ou clôturer une demande qu'une fois que les délais que vous avez fixés précédemment seront passés.

Pour attribuer un travail...

... Ouvrez d'abord la demande concernée. Dans le coin supérieur droit de l'écran, cliquez sur le bouton Actions de la demande et sélectionnez Attribution de la demande dans le menu déroulant.

Une fenêtre contextuelle s'affichera pour vous demander de sélectionner le(s) fournisseur(s) auquel(s) vous souhaitez attribuer l'offre. Vous aurez également la possibilité de saisir un message et de joindre des fichiers à envoyer aux fournisseurs retenus.

Une fois que vous avez choisi de partager ou non un message avec les fournisseurs retenus, cliquez sur continuer.

Vous avez ensuite la possibilité d'envoyer un message au(x) fournisseur(s) dont la candidature a été rejetée. Choisissez d'envoyer ou non un message et cliquez sur continuer.

Révisez et confirmez votre décision avant de cliquer sur confirmer. Les fournisseurs seront alors informés de votre décision.

Si vous avez choisi d'envoyer un message, cela ouvrira des messages de chat individuels avec le(s) fournisseur(s) que vous avez attribué(s) ou rejeté(s).

Si vous décidez de clôturer votre demande, cliquez d'abord sur le bouton ... et sélectionnez clôturer la demande. Vous aurez la même possibilité d'envoyer un message aux fournisseurs rejetés avant de confirmer que vous souhaitez clôturer la demande.

Remarque : une fois la demande attribuée ou clôturée, il n'est pas possible de la rouvrir.

Les membres et les propriétaires d'une demande disposant d'autorisations d'édition peuvent télécharger des rapports à partir de DeepStream. Vous pouvez télécharger les rapports à tout moment pendant ou après la demande.

Cliquez sur l'icône de rapport dans le coin supérieur droit de votre demande et sélectionnez dans le menu déroulant le rapport que vous souhaitez télécharger.

Cinq rapports sont disponibles, dont le tableau ci-dessous donne plus de détails.