Cet article est destiné aux fournisseurs. Si vous êtes un acheteur, consultez nos articles d'aide ici.
Cet article se concentre sur la nouvelle mise en page et le nouveau parcours de l'utilisateur. Pour la version précédente, voir cet article ici.
Cet article couvre :
Comment envoyer votre intention de soumissionner
Lorsqu'un acheteur vous invite à soumissionner à une demande, vous devez répondre pour confirmer votre intention de participer ou de refuser. Tant que vous n'aurez pas envoyé votre intention de soumissionner, vous ne pourrez accéder qu'aux détails de l'étape 1.
Pour répondre ou participer, connectez-vous à DeepStream, ouvrez la demande concernée et cliquez sur « Mon offre » dans le menu de la demande.
Dans la section « Ma réponse », choisissez « Commencer à enchérir » pour envoyer votre intention d'enchérir ou choisissez « Refuser d'enchérir » et vous serez invité à fournir une raison pour laquelle vous ne participez pas. L'acheteur sera alors informé de votre réponse.
Comprendre la page « Mon offre
Statut des demandes
En haut de la page « Mon offre », vous pouvez voir l'état général de la demande :
Le statut de la demande: état de la demande : en cours, en attente ou terminée
Statut de l'offre: Pas de réponse, Enchère ou Refus d'enchérir.
Résultat de l'offre: En attente, adjugé, non retenu ou partiellement adjugé (en fonction du scénario d'adjudication choisi par l'acheteur).
Lots
Si vous enchérissez sur une demande dont les lots sont activés, vous verrez ici la répartition de chaque lot possible pour lequel vous pouvez soumettre une offre.
Pour en savoir plus sur les enchères sur les lots, cliquez ici.
Étapes
Lorsque vous commencez à soumettre votre offre (sauf si l'acheteur le permet), vous ne verrez que l'étape à laquelle vous êtes en train d'enchérir. Les détails que vous pouvez voir sur la page « Mon offre » pour les étapes sont les suivants :
Statut de l'étape: Statut de l'étape : Il peut s'agir d'une étape en cours ou d'une étape dont la date limite est dépassée.
Date limite: Elle indique la date limite de l'étape, y compris la date, l'heure et le fuseau horaire.
Temps avant la date limite: Indique le nombre de jours et d'heures restant avant la date limite (la couleur de l'horloge change au fur et à mesure que la date limite se rapproche).
Achèvement des exigences: Un pourcentage calculé sur le nombre d'exigences que vous avez remplies jusqu'à présent.
Si vous avez réussi la première étape et que l'acheteur vous fait passer à la deuxième, cela apparaîtra au même endroit sur la page « Mon offre ».
Enfin, au bas de la page « Mon offre », vous avez la possibilité de retirer votre offre à tout moment si la demande est toujours en cours.
Explication des exigences des différentes sections
Dans une demande, il y a plusieurs sections à remplir :
Postes
Documents
les questions.
Lorsque vous travaillez sur une exigence, une barre d'état apparaît en bas.
Vous pouvez choisir « Avance automatique » pour passer automatiquement à la section incomplète suivante après avoir soumis une réponse, ce qui permet une navigation rapide entre les sections.
Vous pouvez également naviguer entre les exigences de la section en utilisant les flèches vers le haut et vers le bas sur le côté gauche, qui indiquent l'échange dans lequel vous vous trouvez actuellement.
✏️ Veuillez noter que vous ne pouvez pas passer automatiquement à l'étape suivante à l'aide de ce raccourci.
Compléter les soumissions d'éléments de ligne
Cliquez sur la ligne pour la soumission de la tarification.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez votre prix dans les champs prévus à cet effet.
Saisissez le prix pour chaque poste et ajoutez des commentaires si nécessaire.
💡 Important: mettez à jour votre prix avant la date limite en ouvrant la ligne pour laquelle vous avez déjà soumis un prix, cliquez sur Modifier, puis effacez la réponse. Soumettez à nouveau le prix et cliquez sur le bouton demise à jour de la réponse.
✏️ Remarque : vous pouvez mettre à jour votre prix sans effacer la première réponse.
Remplir les soumissions de postes avec Excel
Ouvrez l'étape concernée et descendez jusqu'à la section « Outils ».
Cliquez sur Open flow à côté de Submit line items with Excel.
Téléchargez le modèle de fichier Excel et suivez les instructions du document pour coller vos soumissions de postes.
Retournez à DeepStream et, dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur « Suivant ».
Téléchargez votre fichier Excel et cliquez sur « Suivant ».
Sélectionnez ensuite les feuilles que vous souhaitez importer, puis cliquez sur « Suivant ».
L'étape suivante vous indiquera si vous avez des erreurs à corriger avant d'autoriser le téléchargement. Si vous avez des erreurs, vous pouvez les modifier dans la grille une fois que vous avez cliqué sur « Suivant ».
Confirmez que vous êtes satisfait de l'envoi en cochant la case correspondante, puis sélectionnez « Soumettre ».
La dernière fenêtre affichera le statut de votre envoi.
Échange de documents
DeepStream permet de télécharger ou de demander des documents. Chaque document téléchargé ou demandé à l'acheteur fera l'objet d'une action.
En tant que fournisseur, vous devrez effectuer ces actions afin de compléter la demande. Les actions relatives aux documents sont les suivantes
Information uniquement : Un document qui n'exige aucune action de votre part.
Accepter : Un document que vous devrez accepter pour poursuivre la procédure d'appel d'offres.
Accepter ou dévier : Un document que vous devrez accepter, mais qui offre également la possibilité de proposer des dérogations.
A compléter/signer : Un document que vous devez compléter. Vous n'aurez pas la possibilité de vous écarter ou de publier des commentaires autonomes.
À compléter/signer ou à dévier : Un document que vous devez compléter. Vous pouvez proposer des déviations sur le formulaire initial.
À compléter/signer (verrouillé) : Un document que vous devez compléter. Lors de sa soumission, le document sera verrouillé jusqu'à ce que la condition de déverrouillage soit remplie. Vous ne pourrez pas proposer de déviations.
Tous les échanges sont enregistrés dans la piste d'audit. Le remplacement des documents marqués comme obsolètes par l'acheteur est possible avant la clôture de la demande, l'attribution ou l'expiration du délai.
Compléter les questions
Cliquez sur la ligne contenant la question.
Dans la fenêtre d'échange qui s'ouvre, répondez selon le format de la question (choix multiple, texte, numérique, adresse/lieu, date et heure).
Utilisez la section des commentaires pour fournir des informations complémentaires.
Cliquez sur Soumettre la réponse
Enchérir sur des lots
Sur la page « Mon offre », vous verrez la liste des lots qui vous ont été envoyés pour faire une offre juste en dessous du panneau d'état. Vous y trouverez le titre du lot et une description fournie par l'acheteur.
Si vous devez fournir des informations sur des lots relevant de la première étape, vous pourrez obtenir des détails en cliquant sur Étape 1. Si les lots ne sont pas inclus dans cette phase, vous ne pourrez pas voir d'autres informations avant d'être passé à la phase suivante.
Pour commencer à enchérir sur les lots, vous devez d'abord cliquer sur le bouton Commencer à enchérir à côté du lot correspondant. Si vous souhaitez refuser, choisissez Refuser d'enchérir (vous pouvez ensuite masquer ce lot inactif en cliquant sur le lien hypertexte Masquer le lot inactif).
✏️ Remarque: si vous choisissez accidentellement de refuser d'enchérir et que vous souhaitez annuler cette action, vous pouvez toujours choisir l 'optionCommencer à enchérir pour la réactiver.
Lorsque l'acheteur vous a fait passer à l'étape du lot concerné et que vous avez confirmé le passage à l'étape suivante, vous pouvez commencer à enchérir sur chaque lot :
Ouvrez l'étape que vous devez franchir
Vous verrez maintenant la liste de chaque lot et l'état d'avancement de chacun d'entre eux.
Pour compléter votre offre pour chaque lot, cliquez sur le lien et complétez l'offre comme vous le feriez normalement en suivant les instructions relatives aux exigences données plus haut dans cet article.
Si le lot contient des exigences relatives à des postes, vous pouvez soumettre ces informations via Excel - suivez les instructions données plus haut dans cet article.
Qu'est-ce qu'une étape ?
Si la demande comporte plusieurs étapes, votre entreprise passe à l'étape suivante à la discrétion de l'acheteur.
Vous recevrez un courriel vous informant que l'acheteur vous a fait passer à l'étape suivante. Ce courriel contiendra un lien permettant d'accéder directement à la demande dans DeepStream.
Une fois dans la demande, accédez à la page « Mon offre » et faites défiler vers le bas pour cliquer sur Continuer, vous pourrez alors ouvrir l'étape suivante pour poursuivre votre offre.
Comment communiquer avec les acheteurs
Vous pouvez communiquer avec les acheteurs par le biais de messages. Quatre types de messages sont disponibles :
Clarifications : Poser des questions à l'acheteur ou y répondre de manière proactive. Vous pouvez ouvrir autant de clarifications que nécessaire. Pour en envoyer une, allez dans l'onglet Messages, sélectionnez Éclaircissements, cliquez sur Nouvel éclaircissement et tapez votre message.
✏️ Remarque : les acheteurs peuvent télécharger leurs propres fichiers et vous autoriser, en tant que fournisseur, à télécharger des fichiers.
vous permettre, en tant que fournisseur, de télécharger également des fichiers dans le cadre d'une clarification.
clarification.
Chats : Seuls les acheteurs peuvent ouvrir un nouveau chat. Les acheteurs peuvent autoriser les fournisseurs à joindre et à échanger des documents dans un message de chat.
Bulletins : Partagés avec tous les fournisseurs sur demande. Les fournisseurs ne peuvent pas y répondre directement ; si nécessaire, ils doivent ouvrir une nouvelle clarification. Seuls les acheteurs peuvent créer un bulletin.
Commentaires: Les fournisseurs peuvent commenter chaque échange individuel.
Le tableau ci-dessous résume les différents modes de communication :
| Clarification | Chat | Bulletin |
Who's it sent to? | Individual | Individual | Mass communication |
Who can send one? | Buyer & supplier | Buyer only | Buyer only |
Can include documents? | No | Yes (if buyer allows) | No |
Who can resolve it? | Buyer only | n/a | n/a |
Cliquez ici pour consulter l'article complet sur la manière de contacter un acheteur.
Pour toute autre question, veuillez utiliser notre fonction de chat en direct ou envoyer un courriel à support@deepstreamtech.com.