Cet article explique comment les acheteurs peuvent :

Les modèles constituent une base de demandes préformatées destinées à guider les nouvelles demandes que vous créez.

Vous trouverez les modèles dans l'onglet Demandes :

Les modèles standardisent vos processus en vous permettant d'économiser :

L'utilisation de modèles est la meilleure pratique de DeepStream, car elle permet de gagner du temps, d'aider les utilisateurs à suivre la procédure établie et de normaliser la façon dont votre entreprise gère les demandes !

& élimine la monotonie des tâches manuelles !

Vous ne pouvez pas enregistrer les éléments suivants dans un modèle :

Remarque : seuls les superutilisateurs et les utilisateurs à part entière peuvent créer, utiliser et gérer des modèles.

Dans l'onglet "Modèles", cliquez sur "Nouveau modèle".

Le format de création d'un modèle est presque identique à celui de la création d'une demande. Dans l'onglet Résumé, vous pouvez enregistrer :

Tout au long de la création d'une demande ou d'un modèle, vous pouvez effectuer des ajouts en cliquant sur :

Tout d'abord, vous devez donner un nom à votre modèle :

Les détails de base seront sauvegardés dans le cadre du modèle et pourront être pré-remplis lors de la création d'une demande "à partir d'un modèle" à l'avenir :

La vue d'ensemble est une introduction de haut niveau destinée à expliquer à vos fournisseurs potentiels ce que la demande impliquera. Elle sera incluse dans l'e-mail d'invitation à la demande envoyé aux fournisseurs.

Les modèles peuvent également enregistrer des balises de produits et de services. Ces étiquettes seront incluses dans l'e-mail d'invitation à la demande afin d'illustrer clairement à vos fournisseurs ce pour quoi vous lancez un appel d'offres.

Une fois que vous avez rempli l'onglet Résumé, passez aux étapes :

Les étapes vous aident à structurer vos demandes et peuvent être sauvegardées dans le cadre d'un modèle. Les acheteurs peuvent avoir des modèles à une ou plusieurs étapes.

Vous avez la possibilité de donner un nom à votre étape, qui sera visible par les fournisseurs, mais vous ne pouvez pas indiquer de date limite dans le cadre du modèle.

Après avoir ajouté vos étapes, vous pouvez passer à l'onglet Détails où vous pouvez ajouter des pages.

Les pages permettent d'organiser les informations sur l'acheteur que le fournisseur reçoit. Vous pouvez standardiser les pages d'un modèle, c'est-à-dire si vous avez des titres, des documents, etc. qui peuvent être répétés.

Cela permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreur !

Cliquez sur "+Ajouter une page" et saisissez un nom.

Remarque : il n'y a pas de limite au nombre de pages que vous pouvez enregistrer dans un modèle.

Toute section d'un document peut être enregistrée en tant que partie d'un modèle.

Toute section de questions peut être enregistrée en tant que partie d'un modèle.

N'importe quel poste peut être enregistré en tant que partie d'un modèle.

Remarque : une fois que vous avez lancé une demande à partir d'un modèle, vous pouvez supprimer ou modifier ces sections.

Une fois que vous avez ajouté toutes les pages à votre modèle, passez à l'onglet "Évaluation".

L'évaluation est une autre section que vous pouvez enregistrer dans votre modèle afin de normaliser vos demandes. Elle permet de définir des critères d'évaluation et de s'assurer que les offres sont évaluées en fonction de ce qui est important.

Remarque : l'évaluation n'est pas une section obligatoire à ajouter.

Dans l'onglet Équipe, vous pouvez enregistrer les détails du rôle de l'entreprise :

Cependant, vous ne pouvez pas ajouter d'utilisateurs à un modèle :

Une fois que vous avez rempli tous les onglets du modèle, vérifiez tous les détails saisis dans le modèle et enregistrez :

Dans l'onglet "Modèles", cliquez sur "Nouveau modèle".

En cliquant sur "Basé sur une demande existante", une fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez voir toutes vos demandes existantes dans une liste déroulante.

Sélectionnez la demande qui vous intéresse. Le nom du modèle s'affichera, mais vous pouvez le modifier.

Les informations, les documents, les questions et les points de la demande seront ainsi directement extraits. Vous avez la possibilité de modifier et de supprimer n'importe quelle section.

Pour apporter des modifications à un modèle ou pour le dupliquer, cliquez sur le bouton "..." situé à côté du modèle.

Remarque : si vous dupliquez le modèle, le nom du modèle sera précédé de la mention "Copie de".

Pour toute question complémentaire, veuillez envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante : support@deepstreamtech.com