Este artigo destina-se a compradores. Se é um fornecedor, consulte os nossos artigos de ajuda para fornecedores aqui.
Este artigo centra-se na nova apresentação e no percurso do utilizador. Para a versão anterior, consulte este artigo aqui.
Este artigo aborda:
Que tipos de pedidos posso criar?
O que é o separador Resumo?
O que são as fases?
O que é o separador Detalhes?
O que é a ficha de registro Avaliação?
O que é o separador Despesas?
Como posso convidar membros da equipa?
Como convido fornecedores para a solicitação?
Como faço para revisar e enviar a solicitação?
Que tipos de pedidos posso construir?
Pode construir um Pedido de duas formas:
A partir de um pedido em branco - crie o seu pedido a partir do zero.
A partir de um modelo - crie e guarde processos normalizados que segue. Para saber mais sobre os modelos e as suas vantagens, clique aqui.
Quando criar e emitir um Pedido em branco, terá de introduzir informações para cada um dos cabeçalhos dos separadores: Resumo, Fases, Detalhes, Avaliação, Equipa, Fornecedores, Revisão e Envio. Não é necessário preenchê-los, pela ordem em que aparecem na aplicação, mas todos os campos obrigatórios têm de ser preenchidos antes de poder enviar o Pedido aos seus potenciais fornecedores.
Para começar a criar um novo pedido a partir do zero, clique no botão + Novo pedido e, em seguida, selecione o botão Pedido em branco. O pedido terá o seguinte aspeto:
O que é o separador Resumo?
A guia Resumo é onde você descreve a visão geral de uma nova solicitação. As informações mostradas nesta página (exceto o “Total aproximado de despesas”) são incluídas na notificação por correio eletrónico enviada aos fornecedores quando estes são adicionados a um pedido.
Para editar cada secção, clique no botão Editar.
Quando tiver preenchido todos os campos obrigatórios da secção, clique em Guardar para garantir que as alterações efectuadas não se perdem.
Existem cinco partes que têm de ser preenchidas no separador Resumo para que o seu Pedido esteja pronto e a funcionar:
Nome do pedido (obrigatório)
O nome do seu pedido será mostrado aos fornecedores e será registado na sua página de resumo dos pedidos e na pista de auditoria. Pode alterar o nome do seu pedido antes de este ter sido adjudicado ou encerrado, emitindo uma revisão.
Descrição geral (obrigatória)
Introduza uma breve descrição geral do seu Pedido. Mantenha essa visão geral breve, ela deve ser uma introdução de alto nível para explicar aos seus fornecedores potenciais o que a Solicitação envolverá (por exemplo, produtos e serviços solicitados, cronogramas necessários, solicitando a resposta deles na plataforma DeepStream). Esta introdução será incluída no e-mail de convite do Pedido enviado aos fornecedores.
Etiquetas de produtos e serviços (opcional)
Clique no botão editar para etiquetar os produtos e serviços que está a solicitar aos seus fornecedores. Estas etiquetas serão incluídas no seu convite por correio eletrónico para ilustrar claramente aos seus fornecedores o que está a solicitar.
Números de referência
Referência automatizada (gerada automaticamente): Este número é gerado automaticamente para organizar os seus pedidos no separador Resumo do pedido; estes serão organizados por ordem cronológica.
Número de referência adicional (opcional): Clique no botão editar para introduzir qualquer referência adicional que utilize internamente para referenciar os seus pedidos.
Lotes e cenários de adjudicação (obrigatório):
Se quiser incluir Lotes no seu pedido, clique no botão de rádio para ativar esta opção. Em seguida, adicione o nome do seu lote e a descrição do lote (para adicionar mais linhas, clique no botão “+ Adicionar lote” e, para mover ou remover linhas, clique nos três pontos junto à linha). Os cenários de atribuição ficarão a cinzento, à exceção de “Sem atribuição”, quando os Lotes estão activados.
Se não pretender incluir Lotes, mantenha este botão com a indicação Desativado e escolha o cenário de adjudicação que pretende aplicar ao seu pedido.
Se pretender passar para o separador seguinte, clique no botão Continuar no canto inferior direito OU pode navegar para outros separadores clicando neles na parte superior do Pedido.
O que são as fases?
As fases ajudam-no a estruturar os seus pedidos e a definir prazos para os seus fornecedores. Nos pedidos em várias fases, os fornecedores não podem completar as informações numa fase subsequente até que você os transfira para essa fase.
Para criar a sua primeira Etapa, clique no botão Editar junto à Etapa 1.
Insira um nome para sua etapa (por exemplo, NDA, RFP, RFI, RFQ). Este nome será visível para o fornecedor.
Clique no ícone Calendário para definir uma data e hora para o seu prazo.
Para adicionar etapas adicionais, clique em Adicionar etapa na Etapa 1 e selecione Etapa de troca. Para obter mais informações sobre como criar uma etapa do leilão, clique aqui.
Introduza um nome e um prazo de acordo com os passos acima e selecione se pretende ou não que esta fase fique oculta. Se selecionar Sim, os fornecedores não terão conhecimento de quaisquer fases adicionais e dos seus requisitos até que os passe para a fase seguinte. Todas as fases adicionadas depois desta serão ocultadas por defeito quando selecionar esta opção.
Exemplo - Se tiver 5 fases no seu pedido e optar por ocultar a terceira fase, os fornecedores só poderão ver que as fases 1 e 2 existem até as mover para além deste ponto. Mesmo que todas as etapas estejam visíveis, os fornecedores não poderão ver os requisitos de outras etapas até que elas tenham sido movidas.
✏️ Nota: O fuso horário é definido com base nas definições do seu computador. Se tiver fornecedores noutros fusos horários, este aparecerá em relação às definições dos respectivos computadores.
✏️ Nota: Pode alterar este prazo depois de o pedido ter sido emitido, se precisar de o prolongar através da emissão de uma revisão.
✏️ Nota: Se optar por incluir lotes no seu pedido, não poderá escolher um leilão eletrónico como fase.
O que é o separador Detalhes?
É aqui que adiciona as informações que pretende partilhar e solicitar aos seus fornecedores. O separador Detalhes está estruturado em Páginas. As páginas ajudam-no a organizar as informações que o fornecedor recebe. Não têm qualquer influência ou ligação aos prazos definidos nas Fases. Não há limite para o número de páginas que pode ter num pedido.
Saiba mais sobre os vários tipos de secção que pode adicionar às suas páginas:
O que é o separador Avaliação?
O separador Avaliação permite-lhe a si - e a qualquer outro membro da equipa com quem trabalhe - classificar e comparar as propostas dos fornecedores lado a lado. Pode definir os critérios utilizados, o que garante que está a avaliar as propostas com base no que é importante para si e para os seus intervenientes.
Para saber mais sobre como configurar esta opção, clique aqui.
✏️ Nota: Pode criar uma estrutura de avaliação em qualquer altura antes de um pedido ser atribuído ou encerrado.
O que é o separador Gastar?
O separador Despesas é uma nova secção que se encontra na barra de navegação de cada pedido individual. O separador Despesas permite-lhe ter uma melhor visibilidade das suas despesas e ver todas as poupanças obtidas com cada pedido atribuído.
Para saber mais sobre o separador Gastar, leia este artigo específico aqui.
Como convidar membros da equipa?
O separador Equipa é onde decide com quem tem de trabalhar no seu pedido. Pode convidar membros da equipa interna e empresas terceiras. Para obter mais detalhes sobre como adicionar empresas de terceiros, clique aqui. Para cada membro da equipa adicionado, defina as respectivas permissões, que podem variar consoante as Páginas. Se for o proprietário do pedido, pode adicionar ou remover membros da equipa do pedido em qualquer altura.
Para saber mais sobre as diferentes funções e responsabilidades, clique aqui.
Como é que convido os fornecedores para o pedido?
O separador Fornecedores é onde adiciona os fornecedores aos quais gostaria de enviar o seu Pedido. Pode adicionar fornecedores adicionais a um pedido em qualquer altura antes de este ter sido fechado ou adjudicado.
Pode adicionar fornecedores a um pedido de 4 formas:
Procurar e selecionar por nome da empresa: Escreva o nome da empresa na barra de pesquisa e selecione a partir do menu pendente.
Procurar e selecionar por endereço de e-mail do contacto: Escreva o endereço de correio eletrónico do contacto do utilizador na barra de pesquisa e selecione a partir do menu pendente.
Selecionar a partir das minhas listas: Selecione a partir de uma das suas listas de fornecedores para adicionar rapidamente todos os fornecedores de 1 ou mais listas ao seu pedido.
Enviar um novo convite: Se a empresa ou o utilizador ainda não existir na plataforma, pode enviar um convite com o nome da empresa e o endereço de correio eletrónico do utilizador relevantes.
No separador Fornecedores, também pode definir a “Visibilidade” do seu Pedido. Por defeito, esta será definida como Privada. Para saber mais sobre como tornar o seu Pedido visível publicamente, clique aqui.
Como é que revejo e envio o pedido?
O separador Rever e Enviar permite-lhe rever as informações incluídas no seu Pedido. Se houver alguma informação pendente, aparecerá uma caixa vermelha a realçar o que tem de ser introduzido antes de o poder enviar.
Quando as informações estiverem confirmadas, clique em Enviar pedido.
Aparecerá uma janela pop-up de confirmação para confirmar que pretende enviar o pedido.
Depois de um Pedido ser enviado, pode ainda fazer alterações às informações incluídas, aos fornecedores adicionados e aos prazos definidos em qualquer altura, emitindo uma revisão. Para saber mais sobre como rever o seu pedido, clique aqui.
Se envia regularmente pedidos estruturados como o pedido que criou, pode criar um modelo a partir dele. Saiba mais sobre os modelos aqui.
Para mais questões, utilize a funcionalidade de chat em direto ou envie um email para support@deepstreamtech.com