Este artigo destina-se aos compradores.

Este artigo tem como objetivo ajudar os compradores a estruturar o seu pedido utilizando:

Também pode ficar a saber como:

As secções são diferentes componentes que pode utilizar para estruturar as suas páginas. Pode anexá-las a diferentes fases, o que lhe permite controlar a visibilidade do fornecedor.

Se necessário, pode bloquear e desbloquear as respostas dos fornecedores às suas secções.

Ao criar as suas secções, se tiver várias trocas ou secções inteiras com um formato semelhante, pode poupar ainda mais tempo utilizando a nossa capacidade de duplicação.

A secção de perguntas permite-lhe criar e partilhar perguntas a que os seus fornecedores devem responder no formato que definiu.

Para adicionar perguntas a uma página, clique em "Adicionar secção" e, no menu pendente, seleccione "Perguntas''

Isto criará uma secção de Perguntas, na qual terá de introduzir texto no campo Título

Em seguida, pode clicar em 'Adicionar pergunta'

Nota: não há limite para o número de perguntas que pode adicionar numa secção e não há limite para o número de secções que pode ter em cada página

Em seguida, preencha a sua pergunta no campo de texto e escolha o tipo de resposta:

O texto de resposta curta e o texto de resposta longa afectam o tamanho da caixa de texto da resposta do fornecedor

A escolha múltipla permite que o seu fornecedor seleccione uma resposta de entre as várias opções que definiu previamente

As caixas de verificação permitem que o seu fornecedor seleccione uma ou mais respostas de entre as opções que definiu previamente

Nota: Pode acrescentar "Outro" como opção para permitir que escrevam a sua própria resposta

O preço permite-lhe solicitar preços para qualquer produto ou serviço e pode escolher uma moeda específica no menu pendente, se assim o desejar

Endereço/Localização é onde os fornecedores fornecem a localização e os detalhes de contacto. Pode selecionar a visibilidade dos campos em função da relevância para o seu pedido. Marque/desmarque a caixa de verificação visível ao lado de cada campo

Data/Hora é o local onde os fornecedores fornecem uma data e/ou hora relacionada com a sua pergunta

Nota: Para qualquer tipo de pergunta, o fornecedor terá sempre a oportunidade de deixar um comentário para além de responder à pergunta

Obrigatório: Pode alternar entre "Sim" e "Não

Se for selecionado "Sim", os fornecedores devem responder com uma resposta

Se for selecionado "Não", os fornecedores podem responder com "Não aplicável", mas devem explicar porquê num comentário

Depois de ter introduzido as perguntas relevantes para a secção, clique em guardar.

Ao utilizar a Secção de questões, garante que todas as respostas estão num único local e no formato que preferir.

Quando receber respostas, poderá ver todas as respostas numa visualização simples, lado a lado, no separador Comparação.

Pode descarregar todas as respostas num ficheiro .csv se pretender trabalhar offline.

Os itens de linha são um segmento onde pode adicionar itens que pode querer que os fornecedores forneçam como parte do pedido e é uma forma fácil de receber informações sobre preços. Permite aos seus fornecedores introduzir preços para artigos ou serviços individuais que pretende adquirir.

Para começar a adicionar Itens de linha:

Encontre a página correcta no pedido em que pretende adicionar a secção Itens de linha

Em seguida, seleccione adicionar secção. Selecione Itens de linha no menu suspenso:

Uma vez aberta a secção dos seus itens, introduza um título e escolha as moedas em que pretende que os fornecedores forneçam os preços

Para selecionar ou realçar mais do que uma célula na tabela de partidas individuais, mantenha premida a tecla deslocação e seleccione a célula relevante ou mantenha premida a tecla deslocação e utilize as teclas de setas do teclado

Também pode cortar, copiar e colar conteúdos de outras fontes (por exemplo, Excel) diretamente nas rubricas para criar os seus pedidos de forma mais rápida e eficiente.

Os campos de descrição e unidade aceitam texto simples, mas o campo de quantidade só aceita números. A funcionalidade de copiar e colar também se aplica aos campos adicionais que pode adicionar aos itens de linha.

Nota: certifique-se de que o formato dos seus valores corresponde aos campos em que os vai colar, caso contrário serão ignorados.

Nota: os utilizadores só podem cortar, copiar e colar com atalhos de teclado

Para cortar: command + x no Mac ou ctrl + x no Windows

Para copiar: command + c no Mac ou ctrl + c no Windows

Para colar: command + v no Mac ou ctrl + v no Windows

Quando é copiado e colado um intervalo que não cabe na vista de grelha atual, é possível optar por adicionar mais itens de linha para permitir que os dados caibam ou descartá-los

Nesta secção, também pode decifrar em que fase está visível para os fornecedores, utilizando a seta pendente:

Uma funcionalidade de bloqueio assegura que a resposta do fornecedor às partidas individuais é selada até que os critérios de desbloqueio sejam cumpridos. Isto pode ser ativado para cada segmento de itens sob 2 critérios:

Isto garantirá que o utilizador e a sua equipa só poderão rever quando:

ou

2. quando um membro da equipa o desbloqueia

Em itens adicionados pelo comprador, clique em adicionar itens e insira uma descrição, a unidade e a quantidade de cada item que deseja adicionar.

Os itens de linha permitem aos compradores especificar o número de casas decimais para os campos de preços dos fornecedores. Isto pode ser feito clicando no "..." na coluna Preço por unidade e clicando em "Editar campo''

Aparecerá uma janela onde pode clicar em - ou + para editar o número de casas decimais:

O preço por unidade conterá as casas decimais específicas que definir, mas o custo total terá sempre 2

Nota: o número de casas decimais por defeito nos pedidos novos e existentes é 2, mas pode ser ajustado conforme necessário

O DeepStream usará esses campos e a fórmula abaixo para fornecer um custo total, mas você pode fazer edições nessa fórmula para atender às suas necessidades.

Nota: Se se tratar de uma proposta fechada, pode optar por bloquear (ou selar) esta Secção e definir critérios para que seja desbloqueada; o prazo da proposta passa e/ou o membro da equipa desbloqueia.

Adicionando campos: O DeepStream fornece alguns campos adicionais predefinidos que pode ter como parte dos seus Itens de linha, bem como criar os seus próprios campos a partir do zero.

Aqui pode ter uma resposta fornecida pelo comprador ou deixar o campo em aberto para que os fornecedores forneçam uma resposta.

Seguem-se alguns exemplos de campos predefinidos que pode utilizar:

Outra funcionalidade que faz parte dos itens de linha é a opção de carregamento em massa:

O DeepStream fornece um modelo que pode descarregar e introduzir vários itens de linha, poupando-lhe tempo e margem para erros. Este formato pode ser descarregado por XLSX ou CSV, mas tem de ser carregado no formato CSV para que o DeepStream o leia.

Certifique-se de que guarda ou transfere o modelo preenchido em CSV ou verá esta notificação de erro:

É possível carregar partidas individuais em massa nos seguintes campos:

As quebras de linha não são suportadas e serão automaticamente removidas.

Nota: não é possível carregar em massa quaisquer outros campos à parte ou linhas com títulos diferentes. Certifique-se de que mantém todas as outras células do documento desobstruídas ou verá um erro vermelho, ilustrado abaixo.

Será apresentada uma pré-visualização de todos os itens de linha bem sucedidos antes de poder selecionar guardar:

Só pode utilizar um modelo por secção de rubrica, pelo que deve preencher modelos individuais para cada secção de rubrica

Aqui está um exemplo de uma tabela de partidas individuais bem sucedida que foi carregada em massa:

Se pretender eliminar qualquer um dos itens, basta clicar em "editar" e no ícone dos 3 pontos no item que pretende eliminar e premir "eliminar''

Em documentos adicionados pelo fornecedor, escolha se quer ou não permitir que os seus fornecedores apresentem itens adicionais como parte da sua proposta, alternando entre sim e não. Clique no botão Guardar para guardar o seu trabalho.

Quando o pedido estiver ativo e pretender editar os seus itens, pode selecionar rever o pedido no canto superior direito, onde pode fazer alterações.

A secção Documentos é utilizada para trocar documentos de forma segura entre o comprador e o fornecedor.

Para adicionar uma secção de documentos numa página, "Adicionar secção". Seleccione Documentos no menu pendente.

Introduza um título para a sua Secção de documentos e, se se tratar de um pedido em várias fases, seleccione a Fase em que os fornecedores terão de preencher os documentos.

Em documentos adicionados pelo comprador, selecionar o botão Adicionar documento para carregar um documento

Em seguida, é necessário definir o requisito. Isto é o que um fornecedor precisa de fazer para satisfazer este requisito.

É necessário selecionar o requisito de resposta do fornecedor.

Há 6 opções para escolher:

Aceitar o documento: O fornecedor terá de ler e aceitar o documento

Aceitar o documento ou desviar-se: O fornecedor terá de ler e aceitar o documento ou propor um desvio ao mesmo

Carregar o documento preenchido: O fornecedor terá de descarregar, completar ou assinar o documento e voltar a carregá-lo

Carregar o documento concluído ou desviar-se: O fornecedor terá de descarregar e completar o documento ou propor um desvio ao mesmo

Carregar documento solicitado: O fornecedor tem de carregar um documento relevante para a descrição que efectuou, mas pode ser no seu próprio formato.

Apenas para informação: O fornecedor deve descarregar e ler o documento

Se escolher "Aceitar o documento ou divergir" ou "Apenas para informação", é necessário carregar o documento, o que pode ser feito facilmente nesta secção. Arraste e largue o documento para esta secção ou procure no seu computador o documento a carregar.

Se pretender carregar documentos em massa, clique no botão "..." e poderá selecionar vários documentos para carregar

Pode ativar a opção "Documentos adicionados pelo fornecedor", que permite aos fornecedores carregar qualquer documento que pretendam, em qualquer formato

O último tipo de secção que pode ser utilizado é a secção de preços do navio.

A secção de preços do navio só é relevante para si se pretender fretar um navio. Ajudá-lo-á a obter pormenores e preços claros. Pode avaliar tanto os períodos firmes (uma opção em que se compromete com um navio durante um determinado período de tempo) como os períodos opcionais.

Quando o pedido for enviado aos fornecedores, estes terão de introduzir as taxas diárias ou um montante fixo. Pode editar os detalhes do módulo depois de o pedido ter sido enviado, emitindo uma revisão.

A nossa capacidade de duplicação permite-lhe copiar secções inteiras ou critérios individuais, tornando mais eficiente a elaboração dos seus pedidos.

Pode utilizar esta funcionalidade em qualquer uma das nossas secções ou trocas. Isto significa que pode:

Para duplicar secções:

No cabeçalho da secção, clique no botão '...' no lado direito do painel e seleccione 'Duplicar'

A secção que duplicou será então copiada com exatamente os mesmos campos, ficheiros e configuração e será aberta em modo de edição para que possa fazer quaisquer outras alterações.

Nota: O título da secção duplicada será igual ao da anterior, mas com "cópia de" à frente, por isso não se esqueça de o atualizar.

Para duplicar os intercâmbios:

Na secção, vá para a troca que pretende copiar e clique no botão "..." no lado direito do painel e seleccione "Duplicar''

Isto copiará a sua troca exatamente no mesmo formato abaixo. Se precisar de fazer alterações ao conteúdo, pode fazê-lo na mesma.

Nota: A descrição da secção duplicada será a mesma que a anterior, mas com a cópia de à frente, por isso não se esqueça de a atualizar.

Além disso, pode "Mover para cima" ou "Mover para baixo" secções e trocas para as reordenar.