Este artigo abordará:
Como enviar um lembrete de convite aos fornecedores
Se você convidou usuários para colaborar com você no DeepStream e eles ainda não responderam, você pode incentivá-los a participar enviando um lembrete de convite.
Esta é uma ferramenta que lhe permite enviar um lembrete aos fornecedores que foram convidados a participar numa solicitação de cotação através da plataforma DeepStream. Um lembrete de convite será enviado em formato de e-mail para os fornecedores e incluirá alguns detalhes importantes:
O nome da sua empresa (o comprador)
O nome do pedido
O âmbito do trabalho
Uma hiperligação para o convite
Aqui está um exemplo do que o lembrete de convite pode parecer para um fornecedor.
Para começar a enviar o seu lembrete de convite...
... Faça logon no DeepStream e clique na solicitação de cotação ao vivo relevante. Depois de entrar, vá para a guia Fornecedores e selecione os fornecedores que ainda têm o status convidado marcando a caixa de seleção ao lado de seus nomes.
Uma vez selecionado, clique no menu pendente mais acções no lado direito do ecrã e seleccione convidar lembretes. Aparecerá uma janela pop-up de convite pedindo-lhe para confirmar o lembrete. Clique em enviar e está tudo pronto.
Nota: Lembretes de convite só podem ser enviados para usuários que você convidou para colaborar no DeepStream pela primeira vez.
Como recusar uma proposta em nome de um fornecedor
Se um fornecedor não responder ao seu convite para licitar no seu Pedido no DeepStream, pode recusar licitar em nome dele.
Vá para o separador Fornecedores no seu Pedido e clique na caixa de verificação ao lado do fornecedor para o qual pretende recusar a apresentação de propostas. Vá para o botão Mais acções e seleccione Recusar a apresentação de propostas.
Aparecerá uma janela pop-up que lhe pedirá que indique um motivo para recusar licitar em seu nome - isto é obrigatório.
O fornecedor aparecerá agora com o estatuto de recusa de apresentação de propostas em vez de ausência de resposta.
Nota: Se um fornecedor optar por apresentar uma proposta numa data posterior, pode alterar o seu estatuto
Como adicionar um novo membro da equipa do fornecedor quando o seu pedido estiver ativo
Se convidou o utilizador errado de uma empresa fornecedora ou se se esqueceu de adicionar alguém antes de enviar o seu Pedido, não se preocupe, ainda pode adicionar mais membros.
Nota: Só pode fazer isto se a organização fornecedora ainda não tiver respondido ao seu pedido. Eles podem continuar a geri-lo no seu lado, se necessário, quando isso acontecer
Para começar, vá para o Pedido ao qual pretende adicionar um fornecedor, irá automaticamente para o separador Fornecedores.
Clique no fornecedor ao qual pretende adicionar mais membros da equipa...
... e selecionar o separador Equipa.
A partir daqui, seleccione o botão Adicionar utilizador e seleccione os utilizadores da organização do fornecedor que pretende adicionar ao Pedido.
Receberão automaticamente um convite que os adiciona ao Pedido.
Como comunicar sobre um pedido
Quando um pedido estiver ativo, vai querer ser capaz de interagir com os seus fornecedores (e a sua equipa interna).
Como rever o seu pedido
Para começar a editar o seu Pedido...
... Vá para o pedido ativo, clique em acções do pedido e seleccione rever pedido no menu pendente. Isto levá-lo-á a um estado de rascunho de revisão do pedido.
Quando estiver no estado de rascunho, pode acrescentar páginas, secções e fases adicionais e alterar os prazos existentes. Não é possível remover etapas ou alterar os requisitos dos documentos existentes.
Quando tiver efectuado todas as revisões pretendidas, aceda ao separador Rever e enviar e clique em emitir revisão.
Aparecerá uma janela pop-up a perguntar se deseja enviar uma mensagem para o Boletim.
Para terminar a emissão da sua revisão, clique em emitir revisão e as alterações serão activadas.
Nota: Só pode apresentar estas revisões se for o proprietário do pedido; para verificar quem é o proprietário do pedido, vá ao separador Equipas.
Como fazer com que os fornecedores avancem para a fase seguinte
Se criou um pedido de várias fases, terá de mover os fornecedores manualmente através de cada fase depois de terem cumprido todos os critérios exigidos na primeira fase.
Para começar...
... Inicie sessão, abra o pedido relevante e clique no separador Fornecedores na parte superior do ecrã.
Seleccione a caixa de verificação junto aos nomes dos fornecedores que pretende que passem à fase seguinte do pedido. Pode clicar na caixa de verificação na parte superior para selecionar todos os fornecedores.
No lado direito do ecrã, é necessário clicar em mais acções e selecionar passar à fase seguinte na lista pendente.
Também podes utilizar esta lista pendente para...
Desbloquear licitações
Transferir ficheiros
Rejeitar licitações
Enviar um lembrete de convite
... para os Fornecedores seleccionados.
Nota: Depois de passar um fornecedor para a fase seguinte, não é possível voltar atrás.
Como fechar e adjudicar um concurso
No final do seu Pedido, você precisará fechar a licitação ou atribuir o Pedido a um fornecedor.
O fechamento ou a atribuição de uma solicitação de cotação encerrará a licitação, o que significa que nenhuma outra ação ou revisão poderá ser feita na solicitação e os fornecedores não poderão mais responder ou atualizar suas respostas.
Atribuir uma solicitação significa que você atribuiu um ou mais fornecedores na solicitação. Você pode enviar mensagens de atribuição e rejeição aos fornecedores através da função Mensagem de chat. Depois que uma solicitação for atribuída, nenhuma outra informação poderá ser carregada na solicitação.
Nota: Só poderá atribuir ou encerrar um Pedido depois de decorridos os prazos que definiu anteriormente.
Para adjudicar uma obra...
... Primeiro, abra o pedido em causa. No canto superior direito do ecrã, clique no botão de acções do pedido e seleccione atribuir pedido no menu pendente.
Aparecerá uma janela pop-up pedindo-lhe para selecionar o(s) fornecedor(es) a quem gostaria de adjudicar a proposta. Terá também a opção de introduzir uma mensagem e anexar quaisquer ficheiros para enviar aos fornecedores seleccionados.
Depois de ter escolhido se quer ou não partilhar uma mensagem com os fornecedores seleccionados, clique em continuar.
Terá então a opção de enviar uma mensagem ao(s) fornecedor(es) que foi(foram) rejeitado(s). Opte por introduzir uma mensagem ou não e clique em continuar.
Reveja e confirme a sua decisão antes de clicar em confirmar. Esta ação notificará os fornecedores da sua decisão.
Se tiver optado por enviar uma mensagem, serão abertas mensagens de chat individuais com o(s) fornecedor(es) que adjudicou ou rejeitou.
Se decidir fechar o seu pedido, clique primeiro no botão ... e seleccione fechar pedido. Ser-lhe-á dada a mesma opção para enviar uma mensagem aos fornecedores rejeitados antes de confirmar que pretende fechar o Pedido.
Nota: Uma vez atribuído ou encerrado, não é possível reabrir um pedido.
Como encontrar e descarregar relatórios a partir de um pedido
Os membros e proprietários da solicitação com permissões de edição podem fazer download de relatórios do DeepStream. Você pode fazer o download dos relatórios a qualquer momento durante ou após a conclusão da Solicitação.
Clique no ícone de relatório no canto superior direito da sua Solicitação e selecione no menu suspenso qual relatório você gostaria de baixar.
Existem cinco relatórios disponíveis, sobre os quais o quadro seguinte apresenta mais pormenores.
Tabela de estado do fornecedor | Isto reflecte o estado dos seus fornecedores no Pedido. Esta é a mesma informação que é mostrada no separador Fornecedor no Pedido, mostrando-lhe quais dos seus fornecedores estão em curso ou concluíram a apresentação de propostas, bem como em que fase se encontram. |
Pista de auditoria do fornecedor | Este é um registo de todos os eventos que ocorreram no Pedido desde a sua emissão. Trata-se de um registo completo das acções dos membros da sua equipa e dos membros da equipa dos seus fornecedores relativamente ao Pedido. |
Estado de entrega do correio eletrónico
| Este relatório mostra quais as notificações por correio eletrónico que os seus fornecedores e membros da equipa receberam durante o Pedido, quando foram entregues e se foram ou não abertas e a que horas. |
Aprovação de fases | Este é um relatório específico para Pedidos de várias fases. O relatório mostra quais os fornecedores que foram transferidos para uma nova fase, quando e por quem. Isto serve tanto para fins de confidencialidade como de auditabilidade. |
Esclarecimentos | Este é um relatório de todos os Esclarecimentos que a sua empresa recebeu ou enviou durante o seu Pedido |
Nota: Todos os relatórios estão em formato .csv