Este guia é destinado aos compradores. Se você é um fornecedor, confira nossos artigos de ajuda para fornecedores aqui.
Este artigo foca o novo layout e a jornada do usuário. Para a versão anterior, consulte este artigo aqui.
Este artigo aborda:
Como enviar aos fornecedores um lembrete de convite
Se você convidou usuários para colaborar no DeepStream e eles ainda não responderam, você pode incentivá-los a participar enviando um lembrete de convite.
Clique na guia Solicitações.
Selecione a solicitação que deseja abrir.
Vá para o separador Fornecedores e selecione os fornecedores que ainda têm o estado da proposta “Convidado”, assinalando a caixa de verificação junto ao seu nome (pode selecionar vários utilizando a caixa de verificação superior).
Clique no botão suspenso Mais acções e selecione Convidar lembretes.
Confirme o lembrete na janela pop-up de convite e clique em Enviar.
✏️ Observação: os lembretes de convite só podem ser enviados para usuários convidados a colaborar no DeepStream pela primeira vez.
Como recusar um lance em nome de um fornecedor
Se um fornecedor não responder ao seu convite para fazer um lance em sua Solicitação no DeepStream, você pode recusar o lance em nome dele.
Vá para a guia Fornecedores em sua Solicitação.
Clique na caixa de seleção ao lado do fornecedor para o qual você deseja recusar a apresentação de lance.
Clique no botão Mais ações e selecione Recusar lance.
Forneça um motivo para a recusa.
O fornecedor aparecerá agora como “Recusar a licitar” em vez de “Sem resposta”.
✏️ Observação: se um fornecedor optar por fazer um lance mais tarde, ele poderá alterar seu status.
Como adicionar um novo membro da equipa do fornecedor depois de o seu pedido estar ativo
Se convidou o utilizador errado ou se esqueceu de adicionar alguém antes de enviar o seu Pedido, ainda pode adicionar outros membros.
Vá para a Solicitação à qual deseja adicionar um fornecedor.
Irá automaticamente para o separador Fornecedores.
Clique no fornecedor ao qual pretende adicionar mais membros da equipa.
Selecione Equipa no menu.
Clique no botão + Adicionar utilizador e escolha os utilizadores da organização do fornecedor a adicionar.
✏️ Nota: Isto só é possível se a organização do fornecedor ainda não tiver respondido ao seu pedido.
Como se comunicar em uma solicitação
Quando um Pedido estiver ativo, vai querer interagir com os seus fornecedores e com a equipa interna. Saiba mais sobre nossos recursos de mensagens aqui.
Como rever o seu pedido
Para editar sua Solicitação:
Vá para a solicitação ativa, clique em Ações da solicitação e selecione Revisar solicitação.
Isto leva-o para um estado de rascunho de revisão.
No estado de rascunho, adicione ou altere Páginas, Secções, Fases ou Prazos.
Vá para o separador Rever e enviar e clique no botão verde Emitir revisão.
Uma caixa pop-up aparecerá com a opção de publicar um Boletim para todos os seus fornecedores incluídos. Se não pretender enviar uma mensagem, pode selecionar Não e, em seguida, Emitir revisão.
✏️ Observação: só é possível enviar revisões se você for o proprietário do pedido.
Como mover fornecedores para a próxima etapa
Se você criou uma solicitação de vários estágios:
Abra a solicitação relevante e clique na guia Fornecedores.
Selecione os fornecedores para avançar clicando na caixa de seleção ao lado do nome deles.
Clique em Mais acções e selecione Passar à fase seguinte na lista pendente.
Uma caixa pop-up aparecerá para confirmar os fornecedores que você está movendo e qual é a próxima etapa.
✏️ Observação: uma vez movido, um fornecedor não pode ser movido para trás.
Como fechar e adjudicar uma licitação
No final do seu Pedido, tem algumas opções:
Adjudicar pedido: Isso significa que você adjudicou um ou mais fornecedores e os tipos de cenários de adjudicação que você pode usar com base na estrutura da sua solicitação são:
Adjudicação ao nível do pedido (todo o pedido é adjudicado a um fornecedor)
Adjudicação ao nível do lote (cada item é adjudicado a 1 ou mais fornecedores ou não é adjudicado)
Adjudicação ao nível da linha (cada lote é adjudicado a 1 fornecedor ou não é adjudicado)
Nenhuma atribuição (o pedido inteiro não é atribuído)
Fechar pedido: Isso encerra a cotação, e nenhuma outra ação ou revisão pode ser feita.
Como concluir uma atribuição no nível da solicitação:
Abra a solicitação relevante.
Clique em Acções da solicitação e selecione Atribuir solicitação.
Ser-lhe-ão apresentadas algumas “Diretrizes” que deve ler antes de clicar em Iniciar agora.
Na página seguinte, selecione Pedido de atribuição e, em seguida, continue.
Selecione o fornecedor que pretende adjudicar e, em seguida, continue.
Ser-lhe-á pedido que preencha mais alguns campos relativos ao valor final do seu pedido. Estes campos ajudarão a garantir que os dados relativos às suas poupanças são exactos e estão actualizados.
De seguida, escolherá a forma como deseja enviar uma mensagem aos seus fornecedores:
Fornecedores adjudicados - Fornecedores que foram adjudicados como parte do pedido
Fornecedores não selecionados - Fornecedores que serão marcados recentemente como não selecionados
Fornecedores anteriormente não selecionados - Fornecedores que foram marcados como não selecionados anteriormente
Fornecedores que não apresentaram propostas - Fornecedores que retiraram a sua proposta, se recusaram a apresentar propostas ou não responderam
Sem fornecedores - Não serão enviadas mensagens a nenhum fornecedor no pedido
Selecione a opção pretendida e clique em continuar.
Siga os passos descritos na plataforma com base na opção que selecionou.
Por fim, aparecerá a página “Rever e enviar”:
Resultado global do pedido selecionado
Resultados das despesas e das poupanças
Resumo das mensagens aos fornecedores adjudicatários
Resumo das mensagens aos fornecedores não selecionados
Quando estiver satisfeito com isto, clique em Aceitar e enviar para finalizar o fluxo de adjudicação.
A página será actualizada com uma mensagem verde a indicar que foi “Apresentada com êxito” e, para sair, escolha um dos dois botões Sair do processo.
Quando o seu pedido tiver sido adjudicado, o botão Acções do pedido mudará para Criar contrato - para saber mais sobre o nosso Centro de Contratos, clique aqui.
Como concluir uma adjudicação ao nível do lote:
Abra o Pedido relevante.
Clique em Acções do pedido e selecione Atribuir pedido.
Ser-lhe-ão apresentadas algumas “Diretrizes” que deve ler antes de clicar em Iniciar agora.
Na página seguinte, selecione Atribuição ao nível do lote e, em seguida, continue.
A página seguinte mostrará todos os Lotes do seu pedido e terá a opção, em “Award decision” (Decisão de atribuição), de
Adjudicar a 1 fornecedor
Não adjudicar a nenhum fornecedor
Depois de fazer as suas selecções, clique em continuar.
Ser-lhe-á então pedido que preencha mais alguns campos relativos ao valor final do seu pedido. Estes campos ajudarão a garantir que os dados relativos às suas poupanças são exactos e estão actualizados.
De seguida, escolherá a forma como gostaria de enviar uma mensagem aos seus fornecedores:
Fornecedores adjudicados - Fornecedores que foram adjudicados como parte do pedido
Fornecedores não selecionados - Fornecedores que serão marcados recentemente como não selecionados
Fornecedores anteriormente não selecionados - Fornecedores que foram marcados como não selecionados anteriormente
Fornecedores que não apresentaram propostas - Fornecedores que retiraram a sua proposta, se recusaram a apresentar propostas ou não responderam
Sem fornecedores - Não serão enviadas mensagens a nenhum fornecedor no pedido
Selecione a opção pretendida e clique em continuar.
Siga os passos descritos na plataforma com base na opção que selecionou.
Por fim, aparecerá a página “Rever e enviar”:
Resultado global do pedido adjudicado
Resultados das despesas e das poupanças
Resumo das mensagens aos fornecedores adjudicatários
Resumo das mensagens aos fornecedores não selecionados
Quando estiver satisfeito com isto, clique em Aceitar e enviar para finalizar o fluxo de adjudicação
A página será actualizada com uma mensagem verde a indicar que foi “Apresentada com êxito” e, para sair, escolha um dos dois botões Sair do processo
Quando o seu pedido tiver sido adjudicado, o botão Acções do pedido mudará para Criar contrato - para saber mais sobre o nosso Centro de Contratos, clique aqui.
Como concluir uma adjudicação a nível de linha:
Abra o Pedido relevante.
Clique em Acções do pedido e selecione Atribuir pedido.
Ser-lhe-ão apresentadas algumas “Diretrizes” que deve ler antes de clicar em Iniciar agora.
Na página seguinte, selecione Prémio de nível de linha e, em seguida, continue.
A página seguinte apresentará todas as rubricas do seu pedido agrupadas nas suas secções e terá a opção, em “Award decision” (Decisão de atribuição), de
Adjudicar a 1 ou mais fornecedores
Não adjudicar a nenhum fornecedor
Marcar como obsoleta, uma vez que a rubrica nunca se destinou a ser adjudicada
Quando estiver a fazer as suas selecções, o quadro destacará o fornecedor adjudicado e o valor adjudicado
⚡️Top Sugestão: pode utilizar atalhos de teclado para copiar e colar fornecedores adjudicados em diferentes itens na tabela
Depois de preencher a tabela, clique em Continuar.
Se as partidas individuais estiverem divididas entre vários fornecedores:
A página seguinte mostrará todos os itens que escolheu dividir juntamente com os fornecedores, preço por unidade, quantidade e custo adjudicado. A divisão será efectuada por quantidade:
Primeiro, escolha dividir por Quantidade ou Percentagem.
Uma vez concluída a divisão de todas as rubricas, clique em continuar
✏️ Atenção: se o item não contiver uma quantidade superior a 1, não será possível dividir a adjudicação entre vários fornecedores
Ser-lhe-á então pedido que preencha mais alguns campos relativos ao valor final do seu pedido. Estes campos ajudarão a garantir que os dados relativos às suas poupanças são exactos e estão actualizados.
De seguida, escolherá a forma como deseja enviar uma mensagem aos seus fornecedores:
Fornecedores adjudicados - Fornecedores que foram adjudicados como parte do pedido
Fornecedores não selecionados - Fornecedores que serão marcados recentemente como não selecionados
Fornecedores anteriormente não selecionados - Fornecedores que foram marcados como não selecionados anteriormente
Fornecedores que não apresentaram propostas - Fornecedores que retiraram a sua proposta, se recusaram a apresentar propostas ou não responderam
Sem fornecedores - Não serão enviadas mensagens a nenhum fornecedor no pedido
Selecione a opção pretendida e clique em continuar.
Siga os passos descritos na plataforma com base na opção que selecionou.
Por fim, aparecerá a página “Rever e enviar”:
Resultado global do pedido adjudicado
Resultados das despesas e das poupanças
Resumo das mensagens aos fornecedores adjudicatários
Resumo das mensagens aos fornecedores não selecionados
Quando estiver satisfeito com isto, clique em Aceitar e enviar para finalizar o fluxo de adjudicação
A página será actualizada com uma mensagem verde a indicar que foi “Apresentada com êxito” e, para sair, escolha um dos dois botões Sair do processo
Quando o seu pedido tiver sido adjudicado, o botão Request actions (Acções do pedido) mudará para Create contract (Criar contrato ) - para saber mais sobre o nosso Contracts Hub (Centro de contratos) clique aqui.
✏️ Atenção: Só pode adjudicar ou fechar um Pedido depois de decorridos os prazos estabelecidos.
Como encontrar e descarregar relatórios de uma solicitação
Os membros e proprietários da solicitação com permissões de edição podem fazer o download de relatórios a qualquer momento durante ou após a conclusão da solicitação.
Clique no ícone do relatório no canto superior direito da sua Solicitação.
Selecione o relatório que deseja baixar no menu suspenso.
Há cinco relatórios disponíveis:
Tabela de status do fornecedor: Isso reflete o status dos seus fornecedores na Solicitação. Esta é a mesma informação que é mostrada no separador Fornecedor no Pedido, mostrando-lhe quais dos seus fornecedores estão em curso ou concluíram a apresentação da proposta, bem como em que fase se encontram.
Registo de auditoria do fornecedor: Este é um registo de todos os eventos que ocorreram no Pedido desde a sua emissão. Trata-se de um registo completo das acções dos membros da sua equipa e dos membros da equipa dos seus fornecedores no Pedido.
Status de entrega do e-mail: Este relatório mostra quais as notificações por e-mail que os seus fornecedores e membros da equipa receberam durante o Pedido, quando foram entregues e se foram ou não abertas e a que horas.
Aprovações de estágio: Este é um relatório específico para solicitações com várias etapas. O relatório mostra quais fornecedores foram movidos para uma nova etapa, quando e por quem. Isto tem como objetivo a confidencialidade e a possibilidade de auditoria.
Esclarecimentos: Este é um relatório de todos os Esclarecimentos que a sua empresa recebeu ou enviou durante o seu Pedido.
✏️ Nota: Todos os relatórios estão em formato .csv.
Para quaisquer outras questões, utilize a nossa função de conversação em direto ou envie um e-mail para: support@deepstreamtech.com