Que tipos de pedidos posso construir

Pode criar um pedido a partir de dois estados:

A partir de um Pedido em branco - isto significa que constrói o seu Pedido a partir do zero

Ou, a partir de um modelo - pode criar e guardar processos padrão que segue.

Ao criar e emitir um pedido em branco, terá de introduzir informações para cada um dos separadores: Resumo, Fases, Detalhes, Equipa, Fornecedores, Rever e Enviar. Não é necessário preenchê-los pela ordem em que aparecem na aplicação, mas todos os campos obrigatórios terão de ser preenchidos antes de poder enviar o Pedido aos seus potenciais fornecedores.

Para começar a criar um novo pedido a partir do zero, tem de clicar em novo pedido e, em seguida, selecionar o botão de pedido em branco...

O que é o separador Resumo

O separador Resumo é o local onde será apresentada a visão geral de um novo pedido. Todas as informações mostradas nesta página (com exceção do valor total aproximado) estão incluídas na notificação por correio eletrónico que é enviada aos fornecedores quando estes são adicionados a um Pedido.

Depois de ter preenchido todas as secções necessárias neste separador, clique em guardar para garantir que as alterações efectuadas não se perdem.

Existem cinco partes que têm de ser abordadas para completar o separador Resumo e colocar o seu Pedido em funcionamento:

Nome do pedido (obrigatório)
O nome do seu pedido será mostrado aos fornecedores e será registado na sua página de resumo dos pedidos e na pista de auditoria. Pode alterar o nome do seu pedido antes de este ter sido adjudicado ou encerrado, emitindo uma revisão.
Descrição geral (obrigatório)
Introduza uma breve descrição geral do objeto do seu pedido. Mantenha esta visão geral breve, ela deve ser uma introdução de alto nível para explicar aos seus potenciais fornecedores o que a Solicitação envolverá (por exemplo, produtos e serviços solicitados, cronogramas necessários, solicitação de resposta na plataforma DeepStream). Esta introdução será incluída no e-mail de convite do Pedido enviado aos fornecedores.
Etiquetas de produtos e serviços (opcional)
Clique no botão editar para etiquetar os produtos e serviços que está a solicitar aos seus fornecedores. Estas etiquetas serão incluídas na sua mensagem de correio eletrónico de convite à apresentação de pedidos para ilustrar claramente aos seus fornecedores o que está a solicitar.
Números de referência
Referência automatizada (gerada automaticamente): Este número é gerado automaticamente para organizar os seus pedidos no separador Resumo do pedido; estes serão organizados por ordem cronológica.
Número de referência adicional (opcional): Clique no botão de edição para introduzir qualquer referência adicional que utilize internamente para referenciar os seus pedidos.
Dados de despesas (obrigatório)
Seleccione a moeda e introduza um valor de despesas aproximado para este pedido. Este valor nunca será partilhado com os fornecedores e destina-se apenas ao seu sistema de referência interno. Se o seu pedido não tiver valor monetário, introduza "1".

O que são as fases

As fases ajudam-no a estruturar os seus pedidos; pode utilizá-las para definir prazos para os seus fornecedores. Quando tiverem concluído todas as tarefas de uma fase, dependendo das respostas do fornecedor (ou da falta delas), pode avançar manualmente para a fase seguinte ou decidir que não vão prosseguir.

Pode ter pedidos de uma ou várias fases. Em Pedidos de várias etapas, os fornecedores não poderão completar as informações em uma Etapa subsequente até que você os tenha movido para ela.

Para criar sua primeira Etapa, clique no botão editar ao lado de Etapa 1. Insira um título para sua Etapa (por exemplo, NDA, RFP, RFI, RFQ). Este título será visível para o fornecedor. Clique no ícone Calendário para definir uma data e hora para o seu prazo.

Nota: Pode alterar este prazo após a emissão do pedido, se precisar de o prolongar, emitindo uma revisão.

Para adicionar outras Etapas, clique em adicionar etapa na Etapa 1.

Introduza um nome e um prazo como acima e escolha se pretende ou não que esta Fase fique oculta. Se selecionar oculta, os fornecedores não terão conhecimento das Fases adicionais e dos respectivos conteúdos até os mover para as mesmas. Todas as fases adicionadas depois desta serão ocultas por defeito quando selecionar esta opção.

Nota: Se tiver 5 fases no seu processo e optar por ocultar a terceira fase. Os fornecedores só poderão ver que as Fases 1 e 2 existem até que as mova para além deste ponto.

O que é o separador Detalhes

É aqui que adiciona as informações que gostaria de partilhar e solicitar aos seus fornecedores. Existem dois tipos de actividades que pode realizar no separador Detalhes: Páginas e Avaliação.

Páginas

As páginas ajudam-no a organizar as informações que o fornecedor recebe. Não têm qualquer influência ou relação com os prazos definidos nas fases. Não há limite para o número de páginas que pode ter num pedido. Pode organizar as suas Páginas em Secções. As Secções estão associadas às Fases de um pedido, pelo que terá de decidir em que Fase cada Secção está disponível para ser introduzida.

Nota: Pode utilizar as Páginas para organizar as informações da sua solicitação de cotação por funções empresariais, por exemplo, "geral", "técnica", "comercial", de modo a que seja muito fácil para os seus colegas de trabalho e fornecedores ordenarem as informações (e é ainda mais fácil para si controlar que membro da equipa pode ver que página, por exemplo, garantir que a sua equipa técnica não pode ver as informações comerciais)

Avaliação

A funcionalidade de avaliação é uma ferramenta que lhe permite a si - e a quaisquer outros membros da equipa com quem trabalhe - classificar e comparar as propostas dos fornecedores lado a lado. Pode definir os critérios utilizados, o que garante que está a avaliar as propostas com base no que é importante para si e para os seus intervenientes.

Nota: Pode criar um módulo de avaliação em qualquer altura antes de um pedido ser atribuído ou fechado. Leia mais sobre os benefícios e como criar um módulo de avaliação aqui.

Como convidar membros da equipa

O próximo passo a dar na construção do seu pedido é decidir com quem precisa de trabalhar - pode fazê-lo no link Equipa na barra de navegação.

Pode convidar tanto os membros da sua equipa interna como empresas terceiras que queira que trabalhem consigo. Qualquer pessoa que convidar tornar-se-á automaticamente num membro do pedido, a menos que a torne num proprietário do pedido.

Para adicionar uma empresa terceira, pode utilizar a funcionalidade Empresa colaboradora.

Também pode adicionar intervenientes internos. Para cada membro da equipa adicionado, pode definir as respectivas permissões, que podem variar consoante as páginas. Se for o proprietário do pedido, pode adicionar ou remover membros da equipa do pedido em qualquer altura.

Como convidar os fornecedores para o pedido?

O separador Fornecedores é onde adiciona os fornecedores com os quais gostaria de concorrer no seu Pedido. Pode adicionar fornecedores adicionais a um pedido em qualquer altura antes de este ter sido fechado ou adjudicado.

Pode adicionar fornecedores a um pedido de 4 formas:

Procurar e selecionar por nome da empresa: Escreva o nome da empresa na barra de pesquisa e seleccione a partir do menu pendente.
Procurar e selecionar por endereço de e-mail do contacto: Escreva o endereço de correio eletrónico do contacto do utilizador na barra de pesquisa e seleccione a partir do menu pendente.
Selecionar a partir das minhas listas : Seleccione a partir de uma das suas listas de fornecedores para adicionar rapidamente todos os fornecedores de 1 ou mais listas ao seu pedido.
Enviar um novo convite: Se a empresa ou o utilizador ainda não existir na plataforma, pode enviar um convite com o nome da empresa e o endereço de correio eletrónico do utilizador.

Como rever e enviar o seu pedido

O separador Rever e Enviar permite-lhe rever as informações incluídas no seu Pedido. Se houver alguma informação pendente, aparecerá uma caixa vermelha que destacará o que precisa de ser introduzido antes de o poder enviar.

Quando as informações estiverem confirmadas, clique em enviar pedido. Aparecerá uma janela pop-up de confirmação para confirmar três vezes que pretende enviar o pedido.

Depois de um pedido ser enviado, pode ainda fazer alterações às informações incluídas, aos fornecedores adicionados e aos prazos estabelecidos em qualquer altura, emitindo uma revisão.

Se envia regularmente Pedidos estruturados como o Pedido que criou, pode criar um Modelo a partir dele.

Para mais informações, contactar: support@deepstreamtech.com