Este artículo tratará sobre:

Puede vincular cualquier solicitud adjudicada a nuevos contratos, lo que le permite importar directamente la información. Esto le permite importar información clave, como documentos o partidas, que podría necesitar capturar, ahorrándole tiempo y errores manuales.

Para ello, haga clic en "Nuevo contrato" y, a continuación, en "De solicitud adjudicada" para ver un desplegable con todas las opciones.

Una vez seleccionado, verá el nombre del proveedor adjudicado:

Si la solicitud ha sido adjudicada a varios proveedores, habrá un desplegable en el que podrá elegir

También puede crear un contrato directamente desde su solicitud.

Vaya a la página de la solicitud adjudicada y haga clic en Crear un contrato en la esquina superior derecha. Esto seguirá el mismo flujo que arriba, preseleccionando su contraparte proveedora si es una sola adjudicación, o le dará la opción de elegir su contraparte proveedora para una solicitud multiadjudicación.

Si el pedido se ha adjudicado a varios proveedores, habrá opciones entre las que elegir.

Tenga en cuenta que no podrá cambiar de proveedor una vez creado el contrato.

Los siguientes campos se rellenan previamente en relación con la solicitud, aunque puede editarlos:

Puede elegir importar cualquier código UNSPSC etiquetado en su solicitud y tiene la posibilidad de añadir más.

Se le pedirá que introduzca una fecha de inicio del contrato y tendrá la opción de establecer una fecha de vencimiento en caso de que tenga contratos renovables sin fecha de vencimiento.

Puede crear hitos personalizados (por ejemplo, el punto medio de control) y establecerlos para cada uno de sus contratos para ayudarle a realizar un seguimiento de las fechas clave. Tiene la opción de ocultar la visibilidad de un hito a su contraparte, lo que significa que puede realizar un seguimiento de los hitos internos y externos en el mismo lugar.

Además, puedes crear recordatorios que puedes vincular a tus Hitos o elegir la fecha exacta:

Recordatorios de hitos: Vinculado a cualquiera de sus hitos & responde automáticamente a cualquier cambio de hito

Recordatorios de fecha exacta: no están asociados a hitos y pueden establecerse de forma recurrente.

En los recordatorios puede decidir si los quiere sólo para uso interno o también para las contrapartes.

Nota: Si envía un recordatorio a su contraparte, todos los usuarios de la contraparte recibirán el recordatorio. Si envía un recordatorio internamente, puede enviarlo a todos los miembros del contrato o seleccionar a los compañeros que recibirán el recordatorio.

Como el contrato se ha construido a partir de solicitudes adjudicadas, parte de la información que aparece a continuación se ha extraído:

Para los contratos creados a partir de una solicitud adjudicada, su contrato estará vinculado por defecto a una solicitud adjudicada y la empresa proveedora estará pre-rellenada. No obstante, tendrá que seleccionar los usuarios de contrapartida a los que desea enviar el contrato.

Datos de Gasto es donde introduce el valor del contrato - puede seleccionar la moneda en la que desea que esté el contrato. Se trata de un campo obligatorio y oculto para sus proveedores, ya que se incluye en nuestros informes, que le ofrecen una visión general de todos los parámetros clave de sus contratos.

Elija la moneda en la que desea introducir el valor del contrato

La pestaña de detalles le permite importar contenido de la solicitud, lo que significa que no tiene que perder tiempo volviendo a cargar documentos o partidas importantes de su solicitud o eAuctions.

Además, por cada partida o documento que importe, también se importará el historial completo, lo que le proporcionará una pista de auditoría de principio a fin desde el origen hasta el contrato.

Nota: los usuarios sólo podrán importar una versión de una partida vinculada que aparezca tanto en una fase de licitación como en una fase de subasta.

Una partida vinculada es aquella que existe en una etapa de RFX y se copia de la etapa de RFX a la etapa de subasta.

En el vídeo de ejemplo que aparece a continuación, las partidas proceden directamente de los detalles de la solicitud o de la Subasta. No es posible seleccionar ambos conjuntos de partidas. Esto permite a los usuarios seleccionar el mejor precio de la sección de partidas de la solicitud o de la eAuction.

Una vez seleccionadas e importadas las partidas, aparecerán como se indica a continuación:

Esto sólo está disponible para aquellos con un perfil de usuario completo

Puede eliminar y reimportar segmentos de la solicitud.

Si desea añadir más información o documentos que no se hayan incluido en la solicitud, puede hacerlo en las páginas importadas o en la página +añadir:

También tiene la opción de añadir partidas y documentos.

En el siguiente segmento puede cargar el contrato y añadir una descripción:

La ficha final es: Equipo

Permite añadir usuarios a la cuenta y asignarles permisos.

Propietario del contrato: Acceso total para realizar cualquier cambio y puede hacer cualquier cosa.

Nota: Las partes interesadas autorizadas nunca pueden tener permisos de "edición".

Miembro del equipo del contrato: Un rol de soporte dentro del contrato con limitaciones & no puede:

Los propietarios de los contratos pueden gestionar los permisos de los miembros del equipo eligiendo entre las siguientes opciones por pestaña:

Los permisos pueden establecerse a nivel de pestaña y de página:

Una vez completado, haga clic en la pestaña "Revisar y enviar". Lea detenidamente el contrato antes de enviarlo. Podrá hacer revisiones una vez enviado, pero no en todas las partes del contrato.

Si hay algún problema, aparecerá en rojo:

Una vez emitido el contrato, se envía (o se hace visible) a la contraparte proveedora. A continuación, puede responder a las partidas o documentos adicionales que haya añadido o realizar cambios en los importados de la solicitud.

Una vez completadas todas las partidas y documentos de la pestaña de detalles, el propietario del contrato puede revisar y aprobar cada página. Esto es necesario para desbloquear el contrato para su firma.

La contraparte del proveedor no ve el flujo de aprobación, que es sólo interno, por lo que todavía puede hacer cambios en una página después de que haya sido aprobada, pero no se preocupe, la plataforma permitirá que todos los usuarios sepan que algo ha cambiado y lo que es para que pueda volver a aprobarlo o hacer cualquier pregunta de seguimiento.

La pestaña del contrato es donde se encuentra el contrato principal y los usuarios pueden negociar los términos de ida y vuelta. La contraparte proveedora puede subir el contrato firmado en cualquier momento, pero en el lado comprador sólo se desbloquea para la firma una vez que se han aprobado todas las páginas.

Una vez que esté satisfecho con el contrato, el propietario del contrato puede subir su contrato refrendado y el contrato se pondrá en marcha. Dependiendo de la fecha de inicio, aparecerá como Activo o Acordado.

Activo: la fecha de inicio del contrato ya ha pasado.

Acordado - ha acordado los detalles pero la fecha de inicio aún no se ha producido, pasará automáticamente a activo una vez que se produzca la fecha de inicio y recibirá un recordatorio informándole de que esto ha sucedido.

Una vez aprobado, verá la siguiente notificación y podrá cargar su contrato firmado como paso final.

La aprobación final se producirá una vez:

Una vez que ambas partes hayan firmado, el contrato se marcará como activo.

Si desea crear un contrato no vinculado a una licitación, vaya al repositorio de contratos, seleccione nuevo contrato y seleccione contrato en blanco.

Puede configurarlo y negociarlo del mismo modo que una licitación vinculada, pero no tendrá la opción de importar ningún detalle.

Una vez que haga clic en "Contrato en blanco", tendrá la opción de adjuntarlo a una "solicitud adjudicada" al configurarlo:

Por favor, lea el material anterior para cualquier aclaración.

Los campos marcados con * son obligatorios.

Los contratos heredados permiten a los usuarios almacenar en el sistema los datos de todos los contratos negociados antes de utilizar los contratos DeepStream.

Esto le permite:

Haga clic en Contratos en la barra de navegación y, a la derecha, pulse el menú desplegable Nuevo contrato.

Haga clic en la opción Cargar contratos heredados, que le permitirá descargar plantillas en formato CSV o XLSX.

Tenga en cuenta que no puede cargar el archivo en formato XLSX, sólo puede hacerlo en formato CSV.

Plantilla CSV:

Plantilla XLSX:

Campos:

Puede encontrar el número de identificación en la URL del perfil de la empresa que se ilustra a continuación como el último conjunto de dígitos

9. Número de referencia adicional: cualquier número de referencia interno

10. Titular del contrato* - Utilice la dirección de correo electrónico con la que el titular del contrato se registró en la plataforma DeepStream.

Todos los campos marcados con * son obligatorios.

Tenga en cuenta que todas las contrapartes deben estar en el sistema antes de cargar la plantilla.

Una vez que el contrato heredado se haya cargado correctamente, verá una marca verde: ✅ y "Legado" junto al título.

Estados una vez cargado el contrato heredado:

Acciones contractuales una vez cargado el contrato heredado:

Tenga en cuenta que todas las acciones se registrarán como parte de la pista de auditoría.