Esta guía está destinada a los compradores. Si usted es proveedor, consulte nuestros artículos de ayuda para proveedores aquí.
Este artículo se centra en el nuevo diseño y en el recorrido del usuario. Para la versión anterior, consulte este artículo aquí.
Este artículo trata sobre:
Cómo enviar a los proveedores un recordatorio de invitación
Si ha invitado a los usuarios a colaborar en DeepStream y aún no han respondido, puede animarles a participar enviándoles un recordatorio de invitación.
Haga clic en la pestaña Solicitudes.
Seleccione la solicitud que desea abrir.
Vaya a la pestaña Proveedores y seleccione los proveedores que todavía tienen el estado de Oferta 'Invitada', marcando la casilla de verificación situada junto a su nombre (puede seleccionar varios utilizando la casilla de verificación superior).
Haga clic en el botón desplegable Más acciones y seleccione Invitar recordatorios.
Confirme el recordatorio en la ventana emergente de invitación y haga clic en Enviar.
✏️ Nota: Los recordatorios de invitación sólo pueden enviarse a usuarios invitados a colaborar en DeepStream por primera vez.
Cómo rechazar una oferta en nombre de un proveedor
Si un proveedor no responde a su invitación para pujar por su Solicitud en DeepStream, puede rechazar pujar en su nombre.
Vaya a la pestaña Proveedores de su Solicitud.
Haga clic en la casilla de verificación situada junto al proveedor por el que desea rechazar la oferta.
Haga clic en el botón Más acciones y seleccione Rechazar oferta.
Indique el motivo del rechazo.
El proveedor aparecerá ahora como «Rechazaroferta» en lugar de «Sin respuesta».
✏️ Nota: Si un proveedor decide pujar más tarde, puede cambiar su estado.
Cómo añadir un nuevo miembro del equipo de proveedores una vez que su solicitud está activa
Si ha invitado al usuario equivocado o se ha olvidado de añadir a alguien antes de enviar su solicitud, aún puede añadir miembros adicionales.
Vaya a la solicitud a la que desea añadir un proveedor.
Aparecerá automáticamente la pestaña Proveedores.
Haga clic en el proveedor al que desea añadir más miembros del equipo.
Seleccione Equipo en el menú.
Haga clic en el botón + Añadir usuario y seleccione los usuarios de la organización del proveedor que desea añadir.
✏️ Nota: Esto sólo es posible si la organización del proveedor aún no ha respondido a su Solicitud.
Cómo comunicarse en una solicitud
Una vez que la solicitud esté activa, querrá interactuar con sus proveedores y su equipo interno. Obtenga más información sobre nuestras funciones de mensajería aquí.
Cómo revisar su solicitud
Para editar su solicitud:
Vaya a la solicitud activa, haga clic en Acciones de la solicitud y seleccione Revisar solicitud.
Esto le lleva a un estado de borrador de revisión.
En el estado borrador, añada o cambie Páginas, Secciones, Etapas o Plazos.
Vaya a la pestaña Revisar y enviar y haga clic en el botón verde Emitir revisión.
Aparecerá un cuadro emergente con la opción de enviar un Boletín a todos sus proveedores incluidos. Si no desea enviar un mensaje puede seleccionar No y luego Emitir revisión.
✏️ Nota: Sólo puede enviar revisiones si usted es el Propietario de la Solicitud.
Cómo mover proveedores a la siguiente etapa
Si ha creado una solicitud con varias etapas:
Abra la solicitud correspondiente y haga clic en la pestaña Proveedores.
Seleccione los proveedores que deben avanzar haciendo clic en la casilla situada junto a su nombre.
Haga clic en Más acciones y seleccione Pasar a la etapa siguiente en la lista desplegable.
Aparecerá un cuadro emergente para confirmar los proveedores que está moviendo y cuál es la siguiente etapa.
✏️ Nota: Una vez movido, un proveedor no se puede mover hacia atrás.
Cómo cerrar y adjudicar una licitación
Al final de su Solicitud tiene un par de opciones:
Adjudicar la solicitud: Esto significa que ha adjudicado a uno o más proveedor(es) y los tipos de escenarios de adjudicación que puede utilizar basados en la estructura de su solicitud son:
Adjudicación a nivel de solicitud (toda la solicitud se adjudica a 1 proveedor)
Adjudicación a nivel de lote (cada partida se adjudica a 1 o más proveedores o no se adjudica)
Adjudicación a nivel de línea (cada lote se adjudica a 1 proveedor o no se adjudica)
No adjudicación (no se adjudica toda la solicitud)
Cerrar solicitud: Esto finaliza la licitación, y no se pueden realizar más acciones o revisiones.
Cómo completar una adjudicación a nivel de solicitud:
Abra la solicitud correspondiente.
Haga clic en Acciones de la solicitud y seleccione Adjudicar solicitud.
Le aparecerán unas 'Directrices' que deberá leer antes de hacer clic en Comenzar ahora.
En la página siguiente seleccione Solicitud de adjudicación y continúe.
Seleccione el proveedor al que desea adjudicar y luego continúe.
A continuación, se le pedirá que rellene algunos campos más relativos al valor final de su solicitud. Estos campos le ayudarán a garantizar que los datos relativos a su ahorro son exactos y están actualizados.
A continuación, elija cómo desea enviar el mensaje a sus proveedores:
Proveedores adjudicados - Proveedores que han sido adjudicados como parte de la solicitud.
Proveedores no adjudicados - Proveedores que serán marcados nuevamente como no adjudicados.
Proveedores no seleccionados anteriormente - Proveedores que fueron marcados como no seleccionados anteriormente
Proveedores que no han presentado ofertas - Proveedores que han retirado su oferta, se han negado a presentar una oferta o no han respondido.
Ningún proveedor - No se enviarán mensajes a ningún proveedor en la solicitud
Seleccione la opción que desee y haga clic en continuar.
Siga los pasos indicados en la plataforma en función de la opción seleccionada.
Finalmente verás una página de 'Revisar y enviar' que muestra:
Resultado global de la solicitud adjudicada
Resultados de gastos y ahorros
Resumen de mensajes a los proveedores adjudicatarios
Resumen de los mensajes a los proveedores no seleccionados
Una vez esté conforme pulse Aceptar y enviar para finalizar el flujo de adjudicación.
La página se actualizará con un mensaje verde indicando que se ha 'Enviado correctamente' y para salir elija cualquiera de los dos botones de Salir del proceso.
Para obtener más información sobre nuestro Centro de Contratos, haga clic aquí.
Cómo completar una adjudicación a nivel de Lote:
Abra la solicitud correspondiente.
Haga clic en Acciones de la solicitud y seleccione Adjudicar solicitud.
Le aparecerán unas 'Directrices' que deberá leer antes de hacer clic en Comenzar ahora.
En la siguiente página seleccione Adjudicación a nivel de lote y continúe.
En la página siguiente se mostrarán todos los lotes de su solicitud y en «Decisión de adjudicación» podrá elegir entre:
Adjudicar a 1 proveedor
No adjudicar a ningún proveedor
Una vez realizada la selección pulse continuar.
A continuación, se le pedirá que rellene algunos campos más relativos al valor final de su solicitud. Estos campos ayudarán a garantizar que los datos relativos a sus ahorros son exactos y están actualizados.
A continuación, elija cómo desea enviar el mensaje a sus proveedores:
Proveedores adjudicados - Proveedores que han sido adjudicados como parte de la solicitud.
Proveedores no adjudicados - Proveedores que serán marcados nuevamente como no adjudicados.
Proveedores no seleccionados anteriormente - Proveedores que fueron marcados como no seleccionados anteriormente
Proveedores que no han presentado ofertas - Proveedores que han retirado su oferta, se han negado a presentar una oferta o no han respondido.
Ningún proveedor - No se enviarán mensajes a ningún proveedor en la solicitud
Seleccione la opción que desee y haga clic en continuar.
Siga los pasos indicados en la plataforma en función de la opción seleccionada.
Finalmente verás una página de 'Revisar y enviar' que muestra:
Resultado global de la solicitud adjudicada
Resultados de gastos y ahorros
Resumen de mensajes a los proveedores adjudicatarios
Resumen de mensajes a proveedores no adjudicatarios
Cuando esté conforme pulse Aceptar y enviar para finalizar el flujo de adjudicación
La página se actualizará con un mensaje verde indicando que se ha 'Enviado correctamente' y para salir elija cualquiera de los dos botones Salir del proceso
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Cómo completar una adjudicación a nivel de línea:
Abra la solicitud correspondiente.
Haga clic en Acciones de la solicitud y seleccione Adjudicar solicitud.
Le aparecerán unas 'Directrices' que deberá leer antes de hacer clic en Comenzar ahora.
En la página siguiente seleccione Adjudicación a nivel de línea y continúe.
La página siguiente mostrará todas las partidas de su solicitud agrupadas por secciones y, en «Decisión de concesión», podrá elegir entre las siguientes opciones
Adjudicar a 1 o más proveedores
No adjudicar a ningún proveedor
Marcar como obsoleta ya que la partida nunca estuvo destinada a la adjudicación
Cuando realice sus selecciones, la tabla resaltará el proveedor adjudicado y el valor adjudicado
⚡️Top Consejo: Puede utilizar atajos de teclado para copiar y pegar proveedores adjudicados en diferentes partidas de la tabla
Cuando haya completado la tabla, haga clic en Continuar.
Si tiene partidas divididas entre varios proveedores:
La siguiente página mostrará todas las partidas que ha elegido dividir junto con los proveedores, el precio por unidad, la cantidad y el coste adjudicado. La división será por cantidad:
Primero elija el desglose por Cantidad o Porcentaje.
Una vez completado en todas las partidas divididas, haga clic en continuar
✏️ Nota: Si la partida no contiene una cantidad superior a 1, no podrá dividir la adjudicación entre varios proveedores.
A continuación, se le pedirá que rellene algunos campos más relativos al valor final de su solicitud. Estos campos le ayudarán a garantizar que los datos relativos a su ahorro son exactos y están actualizados.
A continuación, deberá elegir cómo desea enviar el mensaje a sus proveedores:
Proveedores adjudicados - Proveedores que han sido adjudicados como parte de la solicitud.
Proveedores no adjudicados - Proveedores que serán marcados nuevamente como no adjudicados.
Proveedores no seleccionados anteriormente - Proveedores que fueron marcados como no seleccionados anteriormente
Proveedores que no han presentado ofertas - Proveedores que han retirado su oferta, se han negado a presentar una oferta o no han respondido.
Ningún proveedor - No se enviarán mensajes a ningún proveedor en la solicitud
Seleccione la opción que desee y haga clic en continuar.
Siga los pasos indicados en la plataforma en función de la opción que haya seleccionado.
Finalmente verás una página de 'Revisar y enviar' que muestra:
Resultado global de la solicitud adjudicada
Resultados de gastos y ahorros
Resumen de mensajes a los proveedores adjudicatarios
Resumen de los mensajes a los proveedores no seleccionados
Una vez que esté conforme, haga clic en Aceptar y enviar para finalizar el flujo de adjudicación.
La página se actualizará con un mensaje verde indicando que se ha 'Enviado correctamente' y para salir elija cualquiera de los dos botones Salir del proceso
Para obtener más información sobre nuestro Centro de Contratos, haga clic aquí.
✏️ Nota: Sólo podrá adjudicar o cerrar una solicitud una vez transcurridos los plazos establecidos.
Cómo buscar y descargar informes de una solicitud
Los miembros de la solicitud y los propietarios con permisos de edición pueden descargar informes en cualquier momento durante o después de que se haya completado la solicitud.
Haga clic en el icono de informe situado en la esquina superior derecha de su solicitud.
Seleccione el informe que desea descargar en el menú desplegable.
Hay cinco informes disponibles:
Tabla de estado de proveedores: Refleja el estado de sus proveedores en la solicitud. Esta es la misma información que se muestra en la pestaña de proveedores de la solicitud, mostrándole cuáles de sus proveedores están en proceso o han completado la presentación de su oferta, así como en qué etapa se encuentran.
Pista de auditoría del proveedor: Se trata de un registro de todos los eventos que han tenido lugar en la solicitud desde que se emitió. Se trata de un registro completo de las acciones realizadas en la solicitud tanto por los miembros de su equipo como por los de sus proveedores.
Estado de entrega del correo electrónico: Este informe muestra qué notificaciones por correo electrónico han recibido sus proveedores y los miembros de su equipo durante la solicitud, cuándo se entregaron y si se abrieron o no y a qué hora.
Aprobaciones por etapas: Se trata de un informe específico para las Solicitudes de varias etapas. El informe muestra qué proveedores han pasado a una nueva etapa, cuándo y por quién. Se trata de un informe confidencial y auditable.
Aclaraciones: Este es un informe de todas las aclaraciones que su empresa ha recibido o enviado durante su solicitud.
✏️ Nota: Todos los informes están en formato .csv.
Para cualquier consulta, utilice nuestra función de chat en directo o envíe un correo electrónico a: support@deepstreamtech.com