Este artículo pretende ayudar a los lectores a comprender cómo gestionar, cerrar y adjudicar sus Peticiones.

Este artículo tratará:

Si ha invitado a usuarios a colaborar con usted en DeepStream y aún no han respondido, puede animarles a participar enviándoles un recordatorio de invitación.

Se trata de una herramienta que le permite enviar un recordatorio a los proveedores que han sido invitados a participar en una licitación a través de la plataforma DeepStream. El recordatorio de invitación se enviará por correo electrónico a los proveedores e incluirá algunos datos clave:

Aquí tiene un ejemplo de cómo podría ser su recordatorio de invitación a un proveedor.

Para empezar a enviar su recordatorio de invitación.

Inicie sesión en DeepStream y haga clic en la licitación correspondiente. Una vez dentro, vaya a la pestaña Proveedores y seleccione los proveedores que aún tienen el estado de invitados marcando la casilla situada junto a sus nombres.

Una vez seleccionado, haga clic en el menú desplegable más acciones en la parte derecha de la pantalla y seleccione invitar a recordatorios. Aparecerá una ventana emergente de invitación pidiéndote que confirmes el recordatorio. Haz clic en enviar y listo.

Nota: Los recordatorios de invitación sólo pueden enviarse a los usuarios que hayas invitado a colaborar en DeepStream por primera vez.

Si un proveedor no responde a su invitación para pujar en su solicitud en DeepStream, puede rechazar pujar en su nombre.

Vaya a la pestaña Proveedores de su solicitud y haga clic en la casilla situada junto al proveedor por el que desea rechazar la oferta. Vaya al botón de más acciones y seleccione declinar la oferta.

Aparecerá una ventana emergente en la que se le pedirá que explique por qué se niega a pujar en su nombre.

El proveedor aparecerá ahora como declinado a licitar como su estado en lugar de sin respuesta.

Nota: Si un proveedor decide presentar una oferta en una fecha posterior, puede cambiar su estatus.

Si ha invitado al usuario equivocado de una empresa proveedora o se ha olvidado de añadir a alguien antes de enviar la solicitud, no se preocupe, puede añadir más miembros.

Nota: Sólo puede hacer esto si la organización proveedora aún no ha respondido a su solicitud; ellos pueden gestionarla por su cuenta si lo necesitan una vez que lo hayan hecho.

Para empezar, vaya a la Solicitud a la que desea añadir un proveedor, automáticamente aterrizará en la pestaña Proveedores.

Haga clic en el proveedor al que desea añadir más miembros del equipo:

y seleccione la pestaña Equipo.

Desde aquí seleccione el botón de añadir usuario y seleccione los usuarios de la organización del proveedor que desea añadir a la Solicitud.

Recibirán automáticamente una invitación que les añadirá a la Solicitud.

Una vez que la solicitud esté activa, querrá poder interactuar con sus proveedores (y con su equipo interno).Para obtener más información sobre nuestras funciones de mensajería, haga clic aquí.

Para empezar a editar su solicitud:

Vaya a la solicitud activa, haga clic en Acciones de la solicitud y seleccione Revisar solicitud en el menú desplegable. Esto le llevará a un estado de borrador de revisión de la solicitud.

Una vez en estado de borrador, puede añadir Páginas, Secciones, Etapas y modificar los plazos existentes. No puede eliminar Etapas ni cambiar los requisitos de los documentos existentes.

Una vez que haya realizado todas las revisiones que desee, vaya a la pestaña Revisar y enviar y haga clic en emitir revisión.

Aparecerá una ventana emergente preguntándole si desea enviar un mensaje al Boletín.

Para finalizar la emisión de su revisión, haga clic en emitir revisión y sus cambios se activarán.

Si ha creado una solicitud de varias etapas, tendrá que mover a los proveedores manualmente a través de cada etapa una vez que hayan cumplido todos los criterios requeridos de la primera.

Para empezar:

Inicie sesión, abra la solicitud correspondiente y haga clic en la pestaña Proveedores de la parte superior de la pantalla.

Seleccione la casilla de verificación situada junto a los nombres de los proveedores que desea que pasen a la siguiente Etapa de la solicitud. Puede hacer clic en la casilla de la parte superior para seleccionar a todos los proveedores.

En la parte derecha de la pantalla, haga clic en Más acciones y seleccione Pasar a la etapa siguiente en la lista desplegable.

También puede utilizar esta lista desplegable para:

para los Proveedores seleccionados.

Nota: Una vez que haya movido un proveedor a la siguiente Etapa no se puede mover hacia atrás.

Al final de la solicitud, deberá cerrarla o adjudicarla a un proveedor.

El cierre o la adjudicación de una RFx pondrá fin a la licitación, lo que significa que no se podrán realizar más acciones o revisiones a la Solicitud, y los proveedores ya no podrán responder o actualizar sus respuestas.

Adjudicar una Solicitud significa que ha adjudicado a uno o más proveedores en la Solicitud. Puede enviar mensajes de adjudicación y rechazo a los proveedores a través de la función de mensajes de chat. Una vez que se adjudica una solicitud, no se puede cargar más información en ella.

Nota: Sólo podrá adjudicar o cerrar una Solicitud cuando hayan transcurrido los plazos que haya establecido previamente.

Para adjudicar un trabajo:

En primer lugar, abra la solicitud correspondiente. En la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en el botón de acciones de la solicitud y seleccione Adjudicar solicitud en el menú desplegable.

Aparecerá una ventana emergente en la que se le pedirá que seleccione el proveedor o proveedores a los que desea adjudicar la licitación. También tendrá la opción de introducir un mensaje y adjuntar los archivos que desee enviar a los proveedores adjudicatarios.

Una vez que haya elegido si desea o no compartir un mensaje con los proveedores adjudicatarios, haga clic en continuar.

A continuación, tendrá la opción de enviar un mensaje a los proveedores rechazados. Elija si desea enviar un mensaje o no y haga clic en continuar.

Revise y confirme su decisión antes de hacer clic en confirmar. De este modo, notificará su decisión a los proveedores.

Si ha optado por enviar un mensaje, se abrirán mensajes de chat individuales con el proveedor o proveedores a los que haya adjudicado o rechazado.

Si decide cerrar su solicitud, haga clic primero en el botón ... y seleccione cerrar solicitud. Se le dará la misma opción de enviar un mensaje a los proveedores rechazados antes de confirmar que desea cerrar la Solicitud.

Note: Once awarded or closed you cannot re-open a Request.

Los miembros de la solicitud y los propietarios con permisos de edición pueden descargar informes de DeepStream. Puede descargar los informes en cualquier momento durante o después de que la solicitud haya finalizado.

Haga clic en el icono de informe situado en la esquina superior derecha de su solicitud y seleccione en el menú desplegable el informe que desea descargar.
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Hay cinco informes disponibles que se detallan en el cuadro siguiente.

Nota: Todos los informes están en formato .csv