Cet article est destiné aux fournisseurs. Si vous êtes acheteur, consultez nos articles d'aide ici.
Cet article couvre les points suivants:
Façons dont les fournisseurs peuvent initier la communication avec un acheteur
Clarifications: Messages envoyés à l'acheteur pour obtenir des précisions sur la demande.
Commentaires: Messages alignés sur une partie spécifique de la demande (par exemple, un poste).
Façons dont les acheteurs peuvent communiquer avec un fournisseur
Bulletins: Messages partagés avec tous les fournisseurs sur une demande.
Clarifications: Messages envoyés à un fournisseur pour obtenir des détails supplémentaires sur la demande.
Chat: Lieu où les acheteurs peuvent communiquer directement avec les fournisseurs. Les fournisseurs ne peuvent pas créer de chats ; ils peuvent seulement y répondre.
Commentaires: Messages alignés sur une partie spécifique de la demande (par exemple, un poste).
Qui peut utiliser ces formes de communication?
Pour communiquer avec un acheteur, vous devez être un utilisateur de la demande concernée. L'une des autorisations suivantes doit être définie pour permettre la communication.
Propriétaire: a un accès complet à tout le contenu et la possibilité de contacter les acheteurs.
Membre de l'équipe: A besoin d'un accès "Peut modifier" pour activer la fonctionnalité de messagerie.
✏️ Remarque: tous les messages sont enregistrés dans la piste d'audit et peuvent être téléchargés sous la forme d'un fichier CSV.
Clarifications
Pour créer une nouvelle clarification:
Allez dans l'onglet Messages de la demande.
Dans la boîte Messages, cliquez sur Clarifications.
Cliquez sur + Nouvelle clarification, ce qui fait apparaître un champ Objet et message à remplir.
Sélectionnez Ouvrir la clarification pour la soumettre.
L'acheteur recevra une notification par courrier électronique et répondra à votre clarification dans la même fenêtre de message que celle que vous avez créée. Vous verrez tous les commentaires et activités suivis dans le panneau de droite. Il s'agit d'une conversation directe entre vous et l'acheteur ; aucune autre entité n'y aura accès. Nous recommandons d'ouvrir une nouvelle clarification pour chaque demande.
✏️ Remarque: vous pouvez ouvrir une clarification après qu'une demande a été clôturée, attribuée ou que le délai a été dépassé.
Pour répondre à une clarification:
Allez dans l'onglet "Messages" de la demande et cliquez sur "Clarifications".
Si un acheteur a ouvert une clarification avec vous, vous verrez une notification rouge indiquant qu'il attend une réponse.
Une fois que vous avez ouvert la clarification, vous avez la possibilité de poster un commentaire en retour.
✏️ Remarque: les acheteurs ont la possibilité de répondre aux clarifications des fournisseurs en cliquant sur le bouton "Renvoi au bulletin". Ce bouton renvoie à tous les bulletins qu'ils ont envoyés précédemment et à votre clarification.
Commentaires
Vous pouvez ajouter un commentaire à toute question, ligne ou document que les acheteurs vous ont demandé de compléter.
Recherchez la question, le poste ou le document que vous souhaitez commenter et cliquez n'importe où sur la ligne pour ouvrir la fenêtre contextuelle. Vous verrez une boîte de commentaires dans le coin inférieur droit qui indique "laisser un commentaire" - une fois que vous avez saisi votre commentaire, cliquez sur le bouton d'envoi de l'avion en papier.
Une fois que vous avez réussi à laisser un commentaire, vous verrez apparaître un nombre dans la colonne des commentaires indiquant le nombre de commentaires échangés entre vous et l'acheteur.
Bulletins
Les bulletins sont des messages que les acheteurs peuvent diffuser à tous les fournisseurs qui en font la demande.
Les fournisseurs ne peuvent pas envoyer de bulletins et ne peuvent pas y répondre directement, mais ils recevront une notification par courrier électronique lorsqu'un acheteur les aura envoyés.
Dans la demande, vous verrez une notification rouge à côté de l'onglet Messages pour vous informer que l'acheteur a envoyé une communication.
Lorsque vous ouvrez l'onglet Messages, tous les bulletins envoyés par l'acheteur s'affichent ci-dessous.
Chat
Les chats permettent une communication individuelle entre les acheteurs et les fournisseurs; toutefois, seuls les acheteurs peuvent créer des chats.
Les acheteurs peuvent partager et échanger des documents avec des fournisseurs individuels par le biais du chat s'ils activent cette fonction.
✏️ Remarque: les chats peuvent également être envoyés après qu'une demande a été clôturée, attribuée ou que le délai a été dépassé.
Notifications
Notifications: Vous recevrez un symbole de notification rouge à côté de l'onglet Messages pour indiquer qu'il y a des mises à jour en cours:
Bulletins
Clarifications
Chat
Une fois que vous avez cliqué sur l'onglet, vous pouvez voir où se trouve la mise à jour et combien de messages vous avez.
Pour toute autre question, veuillez utiliser notre fonction de chat en direct ou envoyer un courriel à support@deepstreamtech.com.