This article is intended for buyers.

Cet article vise à aider les lecteurs à comprendre comment communiquer sur DeepStream.

Il y a quatre façons de communiquer au sein de votre équipe et avec vos fournisseurs potentiels. Cet article les aborde toutes :

Les bulletins sont des messages qui sont partagés avec tous les fournisseurs d'une demande.

Lorsque vous émettez un bulletin, un courriel est envoyé à tous les fournisseurs participants pour les inviter à se connecter à DeepStream.

Un fournisseur ne peut pas répondre directement à un bulletin, s'il a une question concernant son contenu, il doit ouvrir une clarification.

Il y a deux façons de poster un nouveau message dans un bulletin

Pour envoyer un bulletin via l'onglet Messages

Accédez à la demande concernée et sélectionnez l'onglet Messages. Sélectionnez ensuite "Bulletin" et cliquez sur l'option "Nouveau bulletin".

Ensuite, vous devez taper le message que vous voulez envoyer et cliquer sur nouveau bulletin lorsque vous êtes prêt à le publier.

Pour modifier un bulletin publié, cliquez sur le bouton "Modifier" situé à côté du bulletin. Une fois que vous avez fait vos mises à jour, cliquez sur mettre à jour le bulletin et les changements seront effectués.

Remarque : toute mise à jour sera enregistrée dans la piste d'audit.

La possibilité d'envoyer un bulletin à la suite d'une révision...

... est fournie automatiquement dans le cadre de ce processus ; chaque fois que vous apportez des révisions à une demande en cours, il vous est demandé si vous souhaitez publier un message dans le bulletin avant de l'envoyer.

Une fois qu'un bulletin est publié, vous pouvez vous y référer pour répondre aux messages de clarification des fournisseurs.

Les messages de clarification peuvent être initiés et envoyés par vous-même (un acheteur) ou par un fournisseur pour demander plus de détails... ou des clarifications ! Vous pouvez les relier à un bulletin et les télécharger dans votre rapport d'audit.

Quelle que soit la personne qui ouvre la clarification, vous êtes le seul à pouvoir la marquer comme résolue.

Pour créer une nouvelle clarification, accédez à la demande concernée, allez dans l'onglet Messages et sélectionnez Nouvelle clarification.

Sélectionnez le fournisseur auquel vous souhaitez envoyer un message. Saisissez l'objet et les messages qui vous conviennent et cliquez sur "ouvrir la clarification".

Si un fournisseur vous a envoyé une clarification, vous devez y répondre. Pour ce faire, ouvrez la demande et allez dans l'onglet Messages.

Sélectionnez la clarification à laquelle vous souhaitez répondre et choisissez parmi les options suivantes :

Vous pouvez annuler 2) ou 3) en cliquant sur Undo et l'action sera marquée comme obsolète pour le fournisseur et ressemblera à...

Remarque : l'action ne sera pas supprimée de la piste d'audit.

Si vous souhaitez télécharger une trace de vos clarifications sur une demande, vous pouvez le faire en...

... En ouvrant une demande à partir de la page de clarification ou de l'icône de rapport (coin supérieur droit d'une demande), en sélectionnant Clarifications.

Les chats vous permettent de communiquer directement avec des fournisseurs individuels ; les fournisseurs ne peuvent pas créer de chats.

Vous pouvez partager et échanger des documents avec des fournisseurs individuels par le biais de la fonction de chat en activant l'option permettant au fournisseur de télécharger des documents.

Les messages de chat peuvent également être envoyés après la clôture ou l'attribution d'une demande.

Il y a deux façons de créer un message de chat,

Pour envoyer un message de chat à partir de l'onglet Messages, accédez à la demande concernée et sélectionnez l'onglet Messages. Une fois que vous y êtes, sélectionnez bulletins et cliquez sur l'option nouveau Chat.

Saisissez votre sujet et votre message et, si nécessaire, téléchargez le document que vous souhaitez partager avec un fournisseur.

N'oubliez pas de choisir d'autoriser ou non le fournisseur à télécharger des documents. Une fois que vous avez choisi votre préférence, vous ne pourrez plus modifier les autorisations pour ce Chat particulier.

La dernière façon de communiquer avec les fournisseurs sur la plateforme DeepStream est de poster un commentaire dans le cadre d'un échange.

Vous pouvez commenter tous les documents, questions ou listes créés. Les fournisseurs peuvent également faire des commentaires.

Vous pouvez également communiquer avec les membres de votre équipe interne sur DeepStream via l'onglet Commentaires.

Vous et les membres de votre équipe pouvez publier des commentaires sur la demande ici et utiliser la fonction de publication d'un commentaire pour créer un fil de discussion autour de différents sujets.