Cet article est destiné aux acheteurs.

Cet article vise à aider les acheteurs à structurer leur demande en utilisant :

Vous pouvez également découvrir comment :

Les sections sont des éléments différents que vous pouvez utiliser pour structurer vos pages. Vous les associez à différentes étapes, ce qui vous permet de contrôler la visibilité des fournisseurs.

Si nécessaire, vous pouvez verrouiller et déverrouiller les réponses des fournisseurs à vos sections.

Lorsque vous créez vos sections, si vous avez plusieurs échanges ou des sections entières qui ont un format similaire, vous pouvez gagner encore plus de temps en utilisant notre fonction de duplication.

La section des questions vous permet de créer et de partager des questions auxquelles vos fournisseurs doivent répondre dans le format que vous avez défini.

Pour ajouter des questions à une page, cliquez sur "Ajouter une section" puis, dans le menu déroulant, sélectionnez "Questions

Cela créera une section "Questions" dans laquelle vous devrez saisir du texte dans le champ "Titre"

Vous pouvez ensuite cliquer sur "Ajouter une question".

Remarque : le nombre de questions que vous pouvez ajouter dans une section n'est pas limité, pas plus que le nombre de sections que vous pouvez avoir sur chaque page.

Ensuite, complétez votre question dans le champ de texte et choisissez votre type de réponse :

Le texte de la réponse courte et le texte de la réponse longue ont une incidence sur la taille de la zone de texte de la réponse du fournisseur.

Le choix multiple permet à votre fournisseur de sélectionner une réponse parmi plusieurs choix que vous avez prédéfinis.

Les cases à cocher permettent à votre fournisseur de sélectionner une ou plusieurs réponses parmi les choix que vous avez prédéfinis.

Remarque : vous pouvez ajouter l'option "Autre" pour leur permettre de rédiger leur propre réponse.

Prix vous permet de demander un prix pour n'importe quel produit ou service et vous pouvez choisir une devise spécifique dans le menu déroulant si vous le souhaitez.

Le champ Adresse/Localisation permet aux fournisseurs d'indiquer leur localisation et leurs coordonnées. Vous pouvez sélectionner la visibilité des champs en fonction de leur pertinence par rapport à votre demande. Cochez/décochez la case visible à côté de chaque champ.

La date/heure est l'endroit où les fournisseurs vous fournissent une date et/ou une heure en rapport avec votre question.

Remarque : quel que soit le type de question que vous posez, le fournisseur aura toujours la possibilité de laisser un commentaire en plus de la réponse à la question.

Obligatoire : Vous pouvez alterner entre "Oui" et "Non".

Si "Oui" est sélectionné, les fournisseurs doivent donner une réponse.

Si "Non" est sélectionné, les fournisseurs peuvent répondre par "Non applicable" mais doivent expliquer pourquoi dans un commentaire.

Une fois que vous avez saisi les questions pertinentes pour la section, cliquez sur enregistrer.

En utilisant la section des questions, vous vous assurez que toutes les réponses sont regroupées en un seul endroit et dans le format que vous préférez.

Lorsque vous recevrez les réponses, vous pourrez les visualiser simplement côte à côte dans l'onglet Comparaison.

Vous pouvez télécharger toutes les réponses dans un fichier .csv si vous souhaitez travailler hors ligne.

Les postes sont un segment dans lequel vous pouvez ajouter des éléments que vous souhaitez que les fournisseurs fournissent dans le cadre de la demande et constituent un moyen facile de recevoir des informations sur les prix. Il permet à vos fournisseurs d'entrer les prix des différents articles ou services que vous souhaitez acheter.

Pour commencer à ajouter des postes :

Recherchez la page de la demande à laquelle vous souhaitez ajouter la section "Postes".

Sélectionnez ensuite Ajouter une section. Sélectionnez les articles dans le menu déroulant:

Une fois que la section des articles s'ouvre, veuillez saisir un titre et choisir les devises dans lesquelles vous souhaitez que les fournisseurs fournissent des prix.

Pour sélectionner ou mettre en évidence plusieurs cellules dans le tableau des postes, maintenez la touche Majuscule enfoncée et sélectionnez la cellule concernée ou maintenez la touche Majuscule enfoncée et utilisez les touches fléchées du clavier.

Vous pouvez également couper, copier et coller du contenu provenant d'autres sources (p. ex. Excel) directement dans les éléments de ligne afin d'élaborer vos demandes plus rapidement et plus efficacement.

Les champs "description" et "unité" acceptent du texte brut, mais le champ "quantité" n'accepte que des chiffres. La fonctionnalité de copier-coller s'applique également aux champs supplémentaires que vous pouvez ajouter dans les éléments de ligne.

Remarque : veillez à ce que le format de vos valeurs corresponde aux champs dans lesquels vous les collerez, sinon elles seront ignorées.

Remarque : les utilisateurs peuvent couper, copier et coller uniquement à l'aide de raccourcis clavier.

Pour couper : commande + x sur Mac ou ctrl + x sur Windows

Pour copier : commande + c sur Mac ou ctrl + c sur windows

Pour coller : commande + v sur Mac ou ctrl + v sur windows

Lorsqu'une plage est copiée et collée et qu'elle ne rentre pas dans la grille actuelle, vous pouvez choisir d'ajouter des lignes pour que les données rentrent dans la grille ou de les ignorer.

Dans cette section, vous pouvez également déchiffrer l'étape visible pour les fournisseurs en utilisant la flèche déroulante :

Une fonction de verrouillage garantit que les réponses des fournisseurs aux postes sont scellées jusqu'à ce que les critères de déverrouillage soient remplis. Cette fonction peut être activée pour chaque segment de poste sous 2 critères:

Cela vous permettra, ainsi qu'à votre équipe, de n'être en mesure d'examiner que lorsque le délai de l'étape est dépassé :

ou

2. lorsqu'un membre de l'équipe le déverrouille

Sous les articles ajoutés par l'acheteur, cliquez sur ajouter des articles et entrez une description, l'unité et la quantité de chaque article que vous souhaitez ajouter.

Les postes permettent aux acheteurs de spécifier le nombre de décimales pour les champs de prix des fournisseurs. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le "..." de la colonne Prix unitaire et de cliquer sur "Modifier le champ".

Une fenêtre s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez cliquer sur les boutons - ou + pour modifier le nombre de décimales :

Le prix par unité contiendra les décimales spécifiques que vous avez définies, mais le coût total sera toujours égal à 2.

Remarque : le nombre de décimales par défaut pour les demandes nouvelles et existantes est de 2, mais il peut être ajusté en fonction des besoins.

DeepStream utilisera ces champs et la formule ci-dessous pour donner un coût total, mais vous pouvez apporter des modifications à cette formule pour répondre à vos besoins.

Remarque : s'il s'agit d'une offre scellée, vous pouvez choisir de verrouiller (ou de sceller) cette section et de définir des critères pour la déverrouiller : dépassement de la date limite de dépôt des offres et/ou déverrouillage par un membre de l'équipe.

Ajout de champs : DeepStream propose des champs supplémentaires prédéfinis que vous pouvez intégrer à vos articles de ligne, ainsi que la possibilité de créer vos propres champs à partir de zéro.

Ici, vous pouvez avoir une réponse fournie par l'acheteur ou laisser le champ ouvert pour que les fournisseurs puissent fournir une réponse.

Voici quelques exemples de champs prédéfinis que vous pouvez utiliser :

L'option de téléchargement en masse est une autre caractéristique des éléments de ligne :

DeepStream propose un modèle que vous pouvez télécharger et dans lequel vous pouvez saisir plusieurs postes, ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreur. Ce format peut être téléchargé au format XLSX ou CSV mais doit être téléchargé au format CSV pour que DeepStream puisse le lire.

Veillez à sauvegarder ou à télécharger votre modèle complété au format CSV, sinon vous verrez apparaître cette notification d'erreur :

Vous pouvez télécharger en masse des postes dans les champs suivants :

Les sauts de ligne ne sont pas pris en charge et seront automatiquement supprimés.

Remarque : il n'est pas possible de télécharger en bloc d'autres champs ou d'autres lignes sous des rubriques différentes. Veillez à ce que toutes les autres cellules du document soient vides, sinon vous verrez apparaître une erreur en rouge, comme illustré ci-dessous.

Vous verrez un aperçu de toutes les lignes réussies avant de pouvoir sélectionner "Enregistrer" :

Vous ne pouvez utiliser qu'un seul modèle par section de poste, veuillez remplir des modèles individuels pour chaque section de poste.

Voici un exemple de tableau de postes qui a été téléchargé en masse :

Si vous souhaitez supprimer l'un des postes, il vous suffit de cliquer sur "éditer" et sur l'icône des 3 points sur le poste que vous souhaitez supprimer, puis d'appuyer sur "supprimer".

Sous Documents ajoutés par le fournisseur, choisissez d'autoriser ou non vos fournisseurs à soumettre des lignes supplémentaires dans le cadre de leur offre en faisant basculer le bouton entre oui et non. Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour sauvegarder votre travail.

Une fois que la demande est en ligne et que vous souhaitez modifier vos postes, vous pouvez sélectionner Réviser la demande dans le coin supérieur droit, où vous pouvez apporter des modifications.

La section Documents est utilisée pour échanger des documents en toute sécurité entre l'acheteur et le fournisseur.

Pour ajouter une section Documents dans une page, cliquez sur "Ajouter une section". Choisissez Documents dans le menu déroulant.

Saisissez un titre pour votre section Documents et, s'il s'agit d'une demande en plusieurs étapes, sélectionnez l'étape à laquelle les fournisseurs devront compléter les documents.

Sous Documents ajoutés par l'acheteur, cliquez sur le bouton Ajouter un document pour télécharger un document.

Ensuite, vous devez définir l'exigence. Il s'agit de ce qu'un fournisseur doit faire pour répondre à cette exigence.

Vous devez sélectionner l'exigence de réponse du fournisseur.

Vous avez le choix entre 6 options :

Accepter le document : Le fournisseur doit lire et accepter le document.

Accepter le document ou s'en écarter : Le fournisseur devra lire et accepter le document ou proposer une dérogation.

Télécharger le document complété : Le fournisseur devra télécharger, compléter ou signer le document et le télécharger à nouveau.

Télécharger le document complété ou s'en écarter : Le fournisseur devra soit télécharger et compléter le document, soit proposer une dérogation.

Télécharger le document demandé : Le fournisseur doit télécharger un document correspondant à la description que vous avez rédigée, mais il peut le faire dans son propre format.

Pour information uniquement : Le fournisseur doit télécharger et lire le document.

Si vous choisissez "Accepter le document ou s'en écarter" ou "Pour information uniquement", vous devez télécharger le document, ce que vous pouvez facilement faire dans cette section. Vous pouvez soit glisser-déposer dans cette section, soit parcourir votre ordinateur à la recherche du document à télécharger.

Si vous souhaitez télécharger des documents en masse, cliquez sur le bouton "..." et vous pourrez alors sélectionner plusieurs documents à télécharger.

Vous pouvez activer la fonction "Documents ajoutés par le fournisseur", qui permet aux fournisseurs de télécharger tout document qu'ils souhaitent dans n'importe quel format.

Le dernier type de section qui peut être utilisé est la section "prix du navire".

Cette section ne vous concerne que si vous cherchez à affréter un navire. Elle vous aidera à obtenir des détails et des prix clairs. Vous pouvez évaluer à la fois les périodes fermes (une option qui vous permet de vous engager avec un navire pour une période déterminée) et les périodes optionnelles.

Lorsque les fournisseurs reçoivent la demande, ils doivent saisir des tarifs journaliers ou un montant forfaitaire. Vous pouvez modifier les détails du module après l'envoi de la demande en émettant une révision.

Notre fonction de duplication vous permet de copier des sections entières ou des critères individuels, ce qui vous permet d'élaborer plus efficacement vos demandes.

Vous pouvez utiliser cette fonction pour n'importe quelle section ou échange. Cela signifie que vous pouvez

Pour dupliquer des sections :

Dans l'en-tête de la section, cliquez sur le bouton "..." à droite du panneau et sélectionnez "Dupliquer".

La section que vous avez dupliquée sera alors copiée avec exactement les mêmes champs, fichiers et configuration et sera ouverte en mode édition pour que vous puissiez y apporter d'autres modifications.

Remarque : le titre de la section dupliquée sera le même que celui de la section précédente, mais il sera précédé de la mention "copie de" ; n'oubliez donc pas de le mettre à jour.

Pour dupliquer les échanges :

Dans la section, allez sur l'échange que vous souhaitez copier et cliquez sur le bouton "..." sur le côté droit du panneau et sélectionnez "Dupliquer".

Cela copiera votre échange exactement dans le même format que ci-dessous. Si vous devez apporter des modifications au contenu, vous pouvez toujours le faire.

Remarque : la description de la section dupliquée sera la même que celle de la section précédente, mais avec la mention "Copie de" devant, alors n'oubliez pas de la mettre à jour.

En outre, vous pouvez "déplacer vers le haut" ou "déplacer vers le bas" les sections et les échanges pour les réorganiser.