Ce guide est destiné aux acheteurs. Si vous êtes un fournisseur, consultez nos articles d'aide aux fournisseurs ici.
Cet article se concentre sur la nouvelle présentation et le parcours de l'utilisateur. Pour la version précédente, voir cet article ici.
Cet article couvre :
Vue d'ensemble des sections
Les questions
Les postes
Regroupement de postes pour les lots
Les documents
Tarification des navires
Comment dupliquer une section ou un échange
Vue d'ensemble des sections
Les sections sont des éléments différents que vous pouvez utiliser pour structurer vos pages. Vous les ajoutez à différentes étapes, ce qui vous permet de contrôler la visibilité des fournisseurs. Elles se trouvent sous l'onglet Détails lorsque vous créez votre modèle de demande.
Si nécessaire, vous pouvez verrouiller et déverrouiller les réponses des fournisseurs à vos sections. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Lorsque vous construisez vos sections, vous pouvez gagner du temps en dupliquant la section, vous trouverez plus d'informations sur la façon de procéder ci-dessous.
Section des questions
La section Questions vous permet de créer et de partager des questions auxquelles les fournisseurs doivent répondre dans le format que vous avez défini. Pour ajouter des questions dans une page:
Sélectionnez + Ajouter une section.
Choisissez Questions dans le menu déroulant. Cela crée une section Questions dans laquelle vous pouvez saisir du texte dans le champ Titre.
Cliquez sur Ajouter une question pour saisir votre question dans le champ de texte et choisir le type de réponse (courte, longue, choix multiple, cases à cocher, prix, adresse/emplacement, date/heure). Cliquez ici (lien hypertexte vers l'article sur les différents types de questions) pour découvrir les différents types de questions et voir comment ils peuvent vous être utiles !
Une fois que vous avez saisi les questions, cliquez sur Enregistrer.
L'utilisation de la section Questions permet de s'assurer que toutes les réponses se trouvent au même endroit et dans le format que vous préférez. Cliquez ici pour en savoir plus sur les types de questions et sur le moment de les utiliser. Les réponses peuvent être visualisées côte à côte dans l'onglet Comparaison.
Section des postes
La rubrique « Postes » est une section dans laquelle vous pouvez ajouter des éléments que vous souhaitez que les fournisseurs fournissent dans le cadre de la demande et constitue un moyen facile de recevoir des informations sur les prix. Elle permet à vos fournisseurs de saisir les prix des différents articles ou services que vous souhaitez acheter.
Pour ajouter des postes :
Trouvez la page correcte dans la demande à laquelle vous souhaitez ajouter les postes.
Sélectionnez + Ajouter une section.
Choisissez Postes dans le menu déroulant.
Saisissez un titre.
Remplissez le champ Description (facultatif) pour fournir des instructions supplémentaires au fournisseur sur le contenu de la section ou sur la manière de remplir les exigences.
Choisissez la devise préférée du fournisseur.
Pour activer les réponses en plusieurs étapes sur vos postes, cliquez ici.
Regroupement des postes pour les lots
Lorsque vous créez des postes pour vos lots, vous devez les regrouper en sections individuelles.
Ajouter une nouvelle section de poste
Cliquez sur le menu déroulant « Configuration de la section ».
Sous « Configuration du lot », choisissez le lot auquel vous voulez que cette section corresponde.
Suivez les étapes normales décrites ci-dessus pour l'ajout d'une section de poste et la construction de vos champs de poste.
Suppression des champs par défaut
Avant de commencer à créer vos articles, vous pouvez personnaliser les champs en supprimant les champs par défaut tels que « Unité », « Quantité », « Prix par unité » et « Coût total » s'ils ne correspondent pas à votre cas d'utilisation. Vous ne pouvez pas supprimer le champ « Description », mais vous pouvez le renommer pour qu'il corresponde mieux à vos besoins.
Pour supprimer des champs par défaut :
Cliquez sur l'icône de liste déroulante (« ⌄ ») à droite de la cellule d'en-tête d'un champ que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur l'option Supprimer le champ.
Cliquez sur le bouton Supprimer le champ dans la fenêtre de confirmation.
✏️ Remarque: lorsque vous supprimez des champs par défaut :
Certains champs peuvent être dépendants d'autres champs. Par exemple, la formule du champ « Coût total » peut faire référence à d'autres valeurs de champ, comme « Prix par unité ». Lorsque vous supprimez des champs dépendants, vous êtes invité à corriger les erreurs éventuelles.
La valeur du champ « Coût total » contribue au « Total de l'offre » d'un fournisseur, que vous utilisez pour comparer les prix. Ce champ ne doit être supprimé que s'il n'est pas nécessaire que la section contribue au total de l'offre.
Pour ajouter des champs par défaut :
Les champs par défaut ne pourront être ajoutés que si vous les avez préalablement supprimés. Comme ils sont prédéfinis, vous ne pouvez ajouter qu'un seul champ par défaut par section.
Cliquez sur le bouton Ajouter un champ dans le sous-titre de la section ou en haut à droite de la grille elle-même.
Dans la liste déroulante, cliquez sur le champ par défaut requis en haut de la section Prédéfini.
Le champ sera ajouté à la section pour que vous puissiez le configurer.
Pour renommer le champ de description :
Cliquez sur l'icône de liste déroulante (« ⌄ ») dans la cellule d'en-tête du champ Description .
Cliquez sur l'option Modifier le champ.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez une nouvelle description dans le champ Nom du champ.
Cliquez sur le bouton Soumettre.
✏️ Remarque : le nom par défaut « Description » est traduit automatiquement lorsque la plate-forme est utilisée dans des langues autres que l'anglais, alors que les noms des champs personnalisés ne sont pas traduits.
Création de champs de postes individuels
Pour sélectionner ou mettre en évidence plusieurs cellules dans le tableau des postes, maintenez la touche Majuscule enfoncée et sélectionnez la cellule concernée ou maintenez la touche Majuscule enfoncée et utilisez les touches fléchées du clavier.
Vous pouvez également couper, copier et coller du contenu provenant d'autres sources (p. ex. Excel) directement dans les éléments de ligne afin d'élaborer vos demandes plus rapidement et plus efficacement.
Les champs « description » et « unité » acceptent du texte brut, mais le champ « quantité » n'accepte que des chiffres. La fonctionnalité de copier-coller s'applique également aux champs supplémentaires que vous pouvez ajouter dans les éléments de ligne.
✏️ Remarque : veillez à ce que le format de vos valeurs corresponde aux champs dans lesquels vous les collerez, sinon elles seront ignorées.
✏️ Remarque : les utilisateurs peuvent couper, copier et coller à l'aide de raccourcis clavier uniquement.
Pour couper : commande + x sur Mac ou ctrl + x sur Windows
Pour copier : commande + c sur Mac ou ctrl + c sur windows
Pour coller : commande + v sur Mac ou ctrl + v sur Windows
Lorsqu'une plage est copiée et collée mais qu'elle ne tient pas dans la grille actuelle, vous pouvez choisir d'ajouter des lignes pour que les données tiennent ou de les ignorer.
Dans cette section, vous pouvez également déchiffrer l'étape visible pour les fournisseurs en utilisant la flèche déroulante:
Une fonction de verrouillage garantit que les réponses des fournisseurs aux postes sont scellées jusqu'à ce que les critères de déverrouillage soient remplis. Cette fonction peut être activée pour chaque segment de poste sous 2 critères:
Cela vous permettra, ainsi qu'à votre équipe, de n'être en mesure d'examiner que lorsque le délai de l'étape est dépassé :
la date limite de l'étape est dépassée
oulorsqu'un membre de l'équipe le déverrouille.
Sous les articles ajoutés par l'acheteur, cliquez sur ajouter des articles et entrez une description, l'unité et la quantité de chaque article que vous souhaitez ajouter.
Les articles de ligne permettent aux acheteurs de spécifier le nombre de décimales pour les champs de prix des fournisseurs. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le '...' de la colonne Prix par unité et de cliquer sur Modifier le champ.
Une fenêtre s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez cliquer sur - ou + pour modifier le nombre de décimales:
Le prix par unité contiendra les décimales spécifiques que vous avez définies, mais le coût total en contiendra toujours deux.
✏️ Remarque : le nombre de décimales par défaut pour les demandes nouvelles et existantes est de 2, mais il peut être ajusté selon les besoins.
DeepStream utilisera ces champs et la formule ci-dessous pour donner un coût total, mais vous pouvez apporter des modifications à cette formule pour répondre à vos besoins.
✏️ Remarque : s'il s'agit d'un appel d'offres scellé, vous pouvez choisir de verrouiller (ou de sceller) cette section et définir des critères pour la déverrouiller : dépassement de la date limite de dépôt des offres et/ou déverrouillage par un membre de l'équipe. Pour en savoir plus sur les offres scellées, cliquez ici.
Comment ajouter des champs:
DeepStream propose des champs supplémentaires prédéfinis que vous pouvez intégrer à vos articles de ligne, et vous pouvez également créer vos propres champs à partir de zéro.
Ici, vous pouvez avoir une réponse fournie par l'acheteur ou laisser le champ ouvert pour que les fournisseurs puissent fournir une réponse.
Voici quelques exemples de champs prédéfinis que vous pouvez utiliser :
Prix cible par unité - Définissez un objectif interne à comparer aux prix des fournisseurs.
Date de livraison - Spécifier une date de livraison ou demander aux fournisseurs d'en fournir une.
Délai d'exécution - Demander aux fournisseurs d'indiquer un délai d'exécution en jours ouvrables.
Étiquette de produit et de service - Spécifiez une étiquette de produit ou de service pour la catégorisation.
Fabricant - Indiquez un fabricant ou demandez aux fournisseurs d'en fournir un.
Numéro de pièce - Indiquez un numéro de pièce ou demandez-le aux fournisseurs.
Une autre caractéristique est l'option de téléchargement en masse:
DeepStream fournit un modèle que vous pouvez télécharger et dans lequel vous pouvez saisir plusieurs postes, ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreur. Ce format peut être téléchargé au format XLSX ou CSV, mais il doit être téléchargé au format .CSV pour que DeepStream puisse le lire.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton Plus d'actions dans la section des postes, et sélectionnez Télécharger CSV.
Veillez à sauvegarder ou à télécharger votre modèle en format CSV, sinon vous verrez apparaître une notification d'erreur rouge : Type de fichier CSV uniquement.
Vous pouvez télécharger en masse des postes dans les champs suivants :
Description - de ce poste. Incluez toutes les informations nécessaires telles que les numéros de pièces.
Unité - de mesure pour ce poste.
Quantité - de ce poste dont vous avez besoin. Saisissez un nombre entier supérieur à 0.
✏️ Remarque : vous ne pouvez pas télécharger en masse d'autres champs ou lignes sous d'autres rubriques. Veillez à ce que toutes les autres cellules du document soient vides, sinon vous verrez apparaître une erreur en rouge (comme dans l'image ci-dessous).
✏️ Remarque : les sauts de ligne ne sont pas pris en charge et seront automatiquement supprimés.
Vous verrez un aperçu de tous les éléments de ligne réussis avant de pouvoir sélectionner « Enregistrer » :
Vous ne pouvez utiliser qu'un seul modèle par section de poste, veuillez remplir des modèles individuels pour chaque section de poste.
Voici un exemple de tableau de postes qui a été téléchargé en masse:
Si vous souhaitez supprimer l'un des postes, il vous suffit de cliquer sur Modifier et sur l'icône « ... » du poste que vous souhaitez supprimer et d'appuyer sur le bouton Supprimer.
De même, vous pouvez réorganiser les postes en appuyant sur le bouton « Monter » ou « Descendre ».
Si vous souhaitez supprimer un segment de poste entier, appuyez sur Modifier en haut du segment pour faire apparaître la liste déroulante dans laquelle vous pouvez cliquer sur Supprimer.
Sous Documents ajoutés par le fournisseur, choisissez d'autoriser ou non vos fournisseurs à soumettre des postes supplémentaires dans le cadre de leur offre en cliquant sur le bouton de basculement. Cliquez sur le bouton Enregistrerpour sauvegarder votre travail.
Une fois que la demande est en ligne et que vous souhaitez modifier vos postes, vous pouvez sélectionner Réviser la demande dans le coin supérieur droit, où vous pourrez apporter des modifications.
Pour modifier les postes après la mise en ligne de la demande, sélectionnez Réviser la demande dans le coin supérieur droit.
Section des documents
La section Documents est utilisée pour échanger des documents en toute sécurité entre l'acheteur et le fournisseur.
Pour ajouter une section Documents :
Sélectionnez + Ajouter une section.
Choisissez Documents dans le menu déroulant.
Saisissez un titre pour la section « Documents ».
Sélectionnez l'étape à partir de laquelle vous souhaitez que la section soit visible, soit dès le début, soit seulement après avoir terminé la section précédente, et sous Documents ajoutés par l'acheteur, téléchargez un document.
Définissez l'exigence de réponse pour le fournisseur. Vous avez le choix entre six options :
Accepter le document : Le fournisseur devra lire et accepter le document.
Accepter le document ou s'en écarter : Le fournisseur devra lire et accepter le document ou proposer une déviation.
Télécharger le document complété : Le fournisseur devra télécharger, compléter ou signer le document et le télécharger à nouveau.
Télécharger le document complété ou s'en écarter : Le fournisseur devra soit télécharger et compléter le document, soit proposer une dérogation.
Télécharger le document demandé : Le fournisseur doit télécharger un document correspondant à la description que vous avez rédigée, mais il peut le faire dans son propre format.
Pour information uniquement : Le fournisseur doit télécharger et lire le document.
Si vous choisissez Accepter le document ou dévier ou Pour information uniquement, vous devez télécharger le document, ce que vous pouvez facilement faire dans cette section. Vous pouvez soit glisser-déposer dans cette section, soit parcourir votre ordinateur pour y trouver le document à télécharger.
Si vous souhaitez télécharger des documents en masse, cliquez sur le bouton « ... » et vous pourrez alors sélectionner plusieurs documents à télécharger.
Vous pouvez activer l'option « Documents ajoutés par le fournisseur », qui permet aux fournisseurs de télécharger tout document qu'ils souhaitent dans n'importe quel format.
Section de tarification des navires
La section sur la tarification des navires s'adresse à ceux qui cherchent à affréter un navire. Elle fournit des détails clairs et une tarification pour les périodes fermes et optionnelles.
Les fournisseurs saisissent des tarifs journaliers ou un montant forfaitaire lorsqu'ils répondent à la demande. Il est possible de modifier les données après l'envoi de la demande.
How to Duplicate a Section or Exchange
La duplication permet de copier des sections entières ou des critères individuels pour une élaboration plus efficace des demandes. Vous pouvez utiliser cette fonction pour n'importe quelle section ou échange. Cela signifie que vous pouvez
Dupliquer n'importe quelle section Documents, Postes, Questions ou Évaluation.
Dupliquer les échanges que vous souhaitez ajouter dans les sections Documents, Postes, Questions ou Évaluation.
Pour dupliquer des sections :
Dans l'en-tête de la section, cliquez sur le bouton « ... ».
Sélectionnez Dupliquer.
La section que vous avez dupliquée sera alors copiée avec exactement les mêmes champs, fichiers et configuration et sera ouverte en mode édition pour que vous puissiez y apporter d'éventuelles modifications.
Pour dupliquer des échanges au sein d'une section :
Accédez à l'échange
Cliquez sur le bouton '...' et sélectionnez Dupliquer.
En outre, vous pouvez cliquer sur les boutons Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas pour réorganiser les sections et les échanges.
⚡A stuce : N'oubliez pas de mettre à jour le titre de la section ou de l'échange dupliqué, car il sera précédéde la mention copy of.
Pour toute autre question, veuillez utiliser notre fonction de chat en direct ou envoyer un courriel à support@deepstreamtech.com