Este artículo está destinado a los compradores. Si eres proveedor, consulta nuestros artículos de ayuda para proveedores aquí.
Este artículo se centra en el nuevo diseño y recorrido del usuario. Para la versión anterior, consulte este artículo aquí.
Este artículo tratará sobre:
¿Qué tipos de Peticiones puedo construir?
¿Qué es la pestaña Resumen?
¿Qué son las Etapas?
¿Qué es la pestaña Detalles?
¿Qué es la pestaña Evaluación?
¿Qué es la pestaña Gastos?
¿Cómo invito a los miembros del equipo?
¿Cómo invito a proveedores a la solicitud?
¿Cómo reviso y envío la solicitud?
¿Qué tipos de Peticiones puedo construir?
Puede crear una solicitud de dos maneras:
A partir de una solicitud en blanco: cree su solicitud desde cero.
A partir de una plantilla: cree y guarde procesos estandarizados. Para obtener más información sobre las plantillas y sus ventajas, haga clic aquí.
Cuando elabore y envíe una solicitud en blanco, deberá introducir información para cada uno de los encabezados de las pestañas: Resumen, Etapas, Detalles, Evaluación, Equipo, Proveedores, Revisar y Enviar. No es necesario rellenarlos en el orden en que aparecen en la aplicación, pero todos los campos obligatorios deben completarse antes de poder enviar la solicitud a los posibles proveedores.
Para empezar a crear una nueva solicitud desde cero, haga clic en el botón + Nueva solicitud y, a continuación, elija el botón Solicitud en blanco. Tendrá el siguiente aspecto:
¿Qué es la pestaña Resumen?
La pestaña Resumen es donde se muestra el resumen de una nueva solicitud. La información que se muestra en esta página (excepto el «Gasto total aproximado») se incluye en la notificación por correo electrónico que se envía a los proveedores cuando se añaden a una solicitud.
Para editar cada sección, haga clic en el botón Editar.
Una vez que haya rellenado todos los campos obligatorios de la sección, haga clic en Guardar para asegurarse de que los cambios realizados no se pierdan.
En la pestaña Resumen hay cinco partes que deben completarse para que su solicitud esté lista y en funcionamiento:
Nombre de la solicitud (obligatorio)
El nombre de su solicitud se mostrará a los proveedores y se registrará en la página de resumen de solicitudes y en la pista de auditoría. Puede cambiar el nombre de su solicitud antes de que haya sido adjudicada o cerrada emitiendo una revisión.
Descripción general (obligatoria)
Introduzca una breve descripción general de su solicitud. Sea breve, se trata de una introducción de alto nivel para explicar a sus proveedores potenciales lo que implicará la solicitud (por ejemplo, los productos y servicios solicitados, los plazos requeridos, pedir su respuesta en la plataforma DeepStream). Esta introducción se incluirá en el correo electrónico de invitación a la solicitud que se enviará a los proveedores.
Etiquetas de productos y servicios (opcional)
Haga clic en el botón de edición para etiquetar los productos y servicios que solicita a sus proveedores. Estas etiquetas se incluirán en su correo electrónico de invitación a presentar una solicitud para ilustrar claramente a sus proveedores lo que está licitando.
Números de referencia
Referencia automatizada (generada automáticamente): Este número se genera automáticamente para organizar sus Solicitudes en la pestaña Resumen de Solicitudes; éstas se ordenarán cronológicamente.
Número de referencia adicional (opcional): Haga clic en el botón de edición para introducir cualquier referencia adicional que vaya a utilizar internamente para referenciar sus Solicitudes.
Lotes y escenarios de adjudicación (obligatorio):
Si desea incluir Lotes en su solicitud, haga clic en el botón de opción para activarlo. A continuación, añada el nombre y la descripción del lote (para añadir más líneas, haga clic en el botón «+ Añadir lote», y para mover o eliminar líneas, haga clic en los tres puntos situados junto a la línea). Los escenarios de adjudicación aparecerán en gris, excepto «Sin adjudicación», cuando los lotes estén activados.
Si no desea incluir Lotes, mantenga este botón como Desactivado y elija el escenario de adjudicación que desea aplicar a su solicitud.
Si desea pasar a la siguiente pestaña, haga clic en el botón Continuar en la esquina inferior derecha O puede navegar a otras pestañas haciendo clic en ellas en la parte superior de la Solicitud.
¿Qué son las etapas?
Las etapas le ayudan a estructurar sus solicitudes y a establecer plazos para sus proveedores. En las solicitudes con varias etapas, los proveedores no pueden completar la información de una etapa posterior hasta que usted los traslade a ella.
Para crear su primera Etapa, haga clic en el botón Editar situado junto a la Etapa 1.
Introduzca un nombre para su Etapa (por ejemplo, NDA, RFP, RFI, RFQ). Esto será visible para el proveedor.
Haga clic en el icono Calendario para fijar una fecha y hora para la fecha límite.
Para añadir Etapas adicionales, haga clic en Añadir Etapa en la Etapa 1 y seleccione Etapa de Intercambio. Para obtener más información sobre la creación de una Etapa de subasta, haga clic aquí.
Introduzca un nombre y un plazo según los pasos anteriores y elija si desea que esta Etapa esté oculta o no. Si selecciona Sí, los proveedores desconocerán cualquier Etapa adicional y cuáles son sus requisitos hasta que los mueva a la siguiente etapa. Todas las Etapas añadidas después de esta se ocultarán por defecto una vez que elija esta opción.
Ejemplo - Si tiene 5 etapas en su solicitud y decide ocultar la tercera etapa, los proveedores sólo podrán ver que existen las etapas 1 y 2 hasta que las mueva más allá de este punto. Incluso si todas las etapas son visibles, los proveedores no podrán ver los requisitos de las etapas posteriores hasta que las hayan movido.
✏️ Nota: La zona horaria se establece en función de la configuración de su ordenador. Si tiene proveedores en otras zonas horarias, aparecerá en relación con la configuración de sus ordenadores.
✏️ Nota: Puede modificar este plazo una vez emitida la solicitud si necesita ampliarlo emitiendo una revisión.
✏️ Nota: Si decide incluir lotes en su solicitud, no podrá elegir una subasta electrónica como etapa.
¿Qué es la pestaña Detalles?
Aquí es donde añade la información que desea compartir con sus proveedores y solicitarles. La pestaña de detalles está estructurada en Páginas. Las páginas le ayudan a organizar la información que recibe el proveedor. No tienen ninguna influencia ni relación con los plazos que usted fije en las Etapas. No hay límite en el número de Páginas que puede tener una solicitud.
Obtenga más información sobre los distintos tipos de secciones que puede añadir a sus páginas:
¿Qué es la pestaña Evaluación?
La pestaña Evaluación le permite a usted -y a cualquier otro miembro del equipo con el que trabaje- clasificar y comparar las propuestas de los proveedores. Puede definir qué criterios se utilizan, lo que le garantiza que evalúa las ofertas en función de lo que es importante para usted y las partes interesadas.
Para obtener más información sobre cómo configurarlo, haga clic aquí.
✏️ Nota: Puede crear una estructura de evaluación en cualquier momento antes de que se adjudique o se cierre una solicitud.
¿Qué es la pestaña Gastos?
La pestaña Gastos es una nueva sección que se encuentra en la barra de navegación de cada solicitud. La pestaña Gastos le permite obtener una mejor visibilidad de sus gastos y ver todos los ahorros conseguidos en cada solicitud adjudicada.
Para obtener más información sobre la pestaña de gastos, lea este artículo específico.
¿Cómo invito a los miembros del equipo?
En la pestaña Equipo decide con quién debe trabajar en su solicitud. Puede invitar tanto a miembros internos del equipo como a terceras empresas. Para más información sobre cómo añadir empresas externas, haga clic aquí. Para cada miembro del equipo añadido, establezca sus permisos, que pueden variar según las páginas. Si usted es el propietario de la solicitud, puede añadir o eliminar miembros del equipo de la solicitud en cualquier momento.
Para más información sobre las distintas funciones y responsabilidades, haga clic aquí.
¿Cómo invito a los proveedores a la solicitud?
En la pestaña Proveedores puede añadir los proveedores a los que desea enviar su solicitud. Puede añadir proveedores adicionales a una solicitud en cualquier momento antes de que se haya cerrado o adjudicado.
Puede añadir proveedores a una solicitud de 4 maneras:
Buscar y seleccionar por nombre de empresa: Escriba el nombre de la empresa en la barra de búsqueda y seleccione en el menú desplegable.
Buscar y seleccionar por dirección de correo electrónico del contacto: Escriba la dirección de correo electrónico del contacto del usuario en la barra de búsqueda y seleccione en el menú desplegable.
Seleccionar de mis listas: Seleccione de una de sus listas de proveedores para añadir todos los proveedores de 1 o más listas a su solicitud rápidamente.
Enviar una nueva invitación: Si la empresa o el usuario aún no existen en la plataforma, puede enviar una invitación con el nombre de la empresa y la dirección de correo electrónico del usuario correspondientes.
En la pestaña Proveedores también puede establecer la «Visibilidad» de su solicitud. Por defecto, será privada. Para obtener más información sobre cómo hacer que su solicitud sea visible públicamente, haga clic aquí.
¿Cómo reviso y envío la solicitud?
La pestaña Revisar y enviar le permite revisar la información incluida en su solicitud. Si queda alguna información pendiente, aparecerá un recuadro rojo en el que se resaltará lo que debe introducirse antes de poder enviarla.
Una vez confirmada la información, haga clic en Enviar solicitud.
Aparecerá una ventana emergente de confirmación para que confirme que desea enviarla.
Una vez enviada la solicitud, puede realizar cambios en la información incluida, los proveedores añadidos y los plazos establecidos en cualquier momento emitiendo una revisión. Para saber más sobre cómo revisar su solicitud, haga clic aquí.
Si envía regularmente Solicitudes estructuradas como la Solicitud que ha creado, puede crear una Plantilla a partir de ella.
Para más información, utilice el chat en directo o envíe un correo electrónico a support@deepstreamtech.com