O que são aprovações de fase?

As aprovações de fase dão aos proprietários de pedidos a capacidade de solicitar aprovação para decisões sobre a emissão e o progresso de um pedido. As aprovações de fase podem ser utilizadas para vários fins.

Por exemplo:

Aprovação para emitir o projeto de solicitação para fornecedores selecionados
Aprovação para rejeitar um fornecedor
Aprovação para avançar um fornecedor para a próxima etapa
Aprovação para atribuir o pedido a um fornecedor

Todas as acções tomadas como parte do processo de aprovação são registadas na pista de auditoria

Nota: este mecanismo não impõe nem automatiza nada, apenas facilita a capacidade de obter a aprovação de outras partes interessadas

Onde estão localizadas as aprovações de fase?

Num pedido em direto, pode encontrar a secção de aprovações de fases no separador Fornecedores:

Num projeto de pedido, pode encontrar "Aprovações" ao lado do separador de comentários

Nos projectos de pedidos, certifique-se de que seleccionou ou convidou fornecedores para o seu pedido no separador "Fornecedores" antes de abrir "Aprovações''

Implementar aprovações de fases

Para criar uma nova aprovação de fase, clique em "+Nova aprovação", que abrirá uma janela pop-up como a que se segue:

Utilize as caixas pendentes para selecionar o(s) fornecedor(es) que pretende que seja(m) analisado(s) no âmbito desta aprovação...

Em seguida, é necessário preencher o campo "descrição" para dar aos seus aprovadores mais pormenores sobre o que pretende que eles analisem. Existe também a opção de adicionar documentos de apoio à sua aprovação.

O passo seguinte é selecionar o(s) membro(s) da equipa que pretende aprovar o pedido.

Nota: Os superutilizadores podem enviar pedidos de aprovação, mas não podem ser aprovadores, a menos que tenham sido adicionados à equipa do pedido.

Depois de ter selecionado os aprovadores escolhidos na lista, estes aparecerão no modal.

Se pretender remover algum dos aprovadores, pode fazê-lo seleccionando o X no final do seu nome

O utilizador tem então a oportunidade de rever o seu pedido de aprovação antes de o enviar.

O passo seguinte é submeter o pedido de aprovação, o que accionará uma notificação para todos os aprovadores.

Os aprovadores poderão ver:

Uma descrição do seu pedido
A fase a que se refere
O estado da sua aprovação
Os fornecedores a que se refere
Quem são os aprovadores
O estado das respostas de todos os aprovadores

Responder às aprovações de fase

Para responder a uma aprovação, clique em "responder". Esta ação mostra-lhe os detalhes do pedido de aprovação numa janela pop-up:

Pode então escolher entre "aprovado" ou "rejeitado" e deixar um comentário opcional.

Nota: É possível atualizar a resposta depois de esta ter sido apresentada.

Depois de recebida a resposta da fase de aprovação:

Depois de ter revisto e apresentado a sua resposta, o proprietário que solicitou a aprovação da fase poderá ver o estado dos aprovadores, sendo a sua resposta actualizada em conformidade:

Nota: é possível cancelar pedidos de aprovação, mas não é possível anular respostas que já tenham sido apresentadas

Para mais informações, contactar por correio eletrónico: support@deepstreamtech.com