Este artigo abordará:

Pode associar quaisquer pedidos adjudicados a novos contratos, o que lhe permite importar diretamente as informações, o que lhe permite importar informações importantes, como documentos ou rubricas que possa ter de capturar, poupando-lhe tempo e erros manuais.

Para o fazer, clique em "Novo contrato" e depois em "A partir de um pedido adjudicado" para encontrar uma lista de todas as suas opções

Uma vez selecionado, verá o nome do fornecedor adjudicado:

Se o pedido tiver sido adjudicado a vários fornecedores, haverá um menu pendente que pode selecionar

Também pode criar um contrato diretamente a partir do seu pedido.

Aceda à página do pedido adjudicado e clique em criar um contrato no canto superior direito. Este processo seguirá o mesmo fluxo que o anterior, pré-seleccionando a contraparte do fornecedor se se tratar de uma adjudicação única, ou dar-lhe-á a opção de escolher a contraparte do fornecedor para um pedido com várias adjudicações

Se o pedido tiver sido adjudicado a vários fornecedores, haverá opções de escolha.

Atenção, não é possível alterar o fornecedor depois de o contrato ter sido criado

Os campos seguintes são pré-preenchidos em relação ao pedido, mas ainda tem a possibilidade de os editar:

Pode optar por importar todos os códigos UNSPSC marcados para o seu pedido e tem a possibilidade de acrescentar outros códigos

É-lhe pedido que preencha uma data de início do contrato e tem a opção de definir uma data de expiração, no caso de ter contratos contínuos sem data de expiração

Pode criar marcos personalizados (por exemplo, check-in a meio do contrato) e pode defini-los para cada um dos seus contratos para o ajudar a acompanhar as datas-chave. Tem a opção de ocultar a visibilidade de um marco da sua contraparte - o que significa que pode acompanhar os marcos internos e externos no mesmo local

Além disso, pode criar lembretes que pode associar aos seus marcos ou escolher a sua data exacta:

Lembretes de marcos: Ligados a qualquer um dos seus marcos e respondem automaticamente a quaisquer alterações de marcos

Lembretes de data exacta: não estão associados a marcos e podem ser definidos de forma recorrente

Nos lembretes, pode decidir se os quer apenas para uso interno ou também para as contrapartes.

Nota: Se enviar um lembrete à sua contraparte, todos os utilizadores da contraparte receberão o lembrete. Quando envia um lembrete internamente, pode enviar para todos os membros do contrato ou escolher colegas seleccionados para receber o lembrete.

Como o contrato foi criado a partir de pedidos adjudicados, algumas das informações abaixo são extraídas:

No caso de um contrato criado a partir de um pedido adjudicado, o seu contrato será, por defeito, ligado a um pedido adjudicado e a empresa fornecedora será pré-preenchida. No entanto, terá ainda de selecionar os utilizadores da contraparte para os quais pretende enviar o contrato.

Dados das despesas: é aqui que introduz o valor do contrato - pode selecionar a moeda em que pretende que o contrato seja redigido. Trata-se de um campo obrigatório que não é visível para os seus fornecedores, mas que alimenta os nossos relatórios, o que lhe dá uma visão global de todos os principais indicadores dos seus contratos.

Selecionar a moeda em que pretende introduzir o valor do contrato

O separador "Detalhes" permite-lhe importar conteúdo do pedido, o que significa que não tem de perder tempo a carregar novamente documentos ou itens importantes do seu pedido ou eAuctions.

Além disso, para cada rubrica ou documento que importar, o histórico completo também será importado, proporcionando-lhe uma pista de auditoria completa da origem ao contrato.

Observação: os usuários só poderão importar uma versão de um item vinculado que apareça em uma etapa de solicitação de cotação e em uma etapa de leilão

Um item vinculado é aquele que existe em uma etapa de solicitação de cotação e é copiado da etapa de solicitação de cotação para a etapa de leilão.

No vídeo de exemplo abaixo, os itens vêm diretamente dos detalhes da solicitação ou do Leilão. Não é possível selecionar ambos os conjuntos de itens. Isto permite aos utilizadores selecionar o melhor preço a partir da secção de itens do pedido ou do leilão eletrónico.

Depois de selecionar e importar os seus itens de linha, aparecerá como abaixo:

Esta opção só está disponível para quem tem um perfil de utilizador completo

É possível eliminar e reimportar segmentos do pedido

Se quiser acrescentar mais informações ou documentos que não tenham sido incluídos no pedido, pode fazê-lo nas páginas importadas ou na página +adicionar:

Tem também a opção de adicionar rubricas e documentos.

O segmento seguinte é onde pode carregar o contrato e adicionar uma descrição:

Nota: só pode carregar um documento aqui

O separador final é: Equipa

Isto permite-lhe adicionar utilizadores à conta e atribuir-lhes permissões.

Proprietário do contrato: Acesso total para efetuar quaisquer alterações e pode fazer tudo.

Nota: As partes interessadas autorizadas nunca podem ter permissões "pode editar".

Membro da equipa do contrato: Uma função de apoio no âmbito do contrato com limitações e não pode:

Os proprietários do contrato podem gerir as permissões dos membros da equipa, escolhendo entre as seguintes opções por separador:

As permissões podem ser definidas ao nível do separador e da página:

Após a conclusão, clique no separador "Rever e enviar". Leia o contrato antes de o enviar. É possível efetuar revisões após a apresentação, mas não em todas as partes do contrato.

Se existirem problemas, estes serão assinalados a vermelho:

Uma vez emitido o contrato, este é enviado (ou tornado visível) para a contraparte do fornecedor. Esta pode então responder a quaisquer rubricas ou documentos adicionais que tenha adicionado ou efetuar quaisquer alterações aos importados do pedido.

Assim que todos os itens e documentos no separador de detalhes estiverem concluídos, o proprietário do contrato pode passar por cada página e aprová-la. Isto é necessário para desbloquear o contrato para assinatura.

A contraparte do fornecedor não vê o fluxo de aprovação, que é apenas interno, pelo que ainda pode fazer alterações a uma página depois de esta ter sido aprovada, mas não se preocupe, a plataforma informará todos os utilizadores de que algo foi alterado e do que se trata, para que possa voltar a aprová-lo ou fazer quaisquer perguntas complementares.

O separador "Contrato" é onde se encontra o contrato principal e os utilizadores podem negociar os termos para trás e para a frente. A contraparte do fornecedor pode carregar o contrato assinado em qualquer altura, mas do lado do comprador só é desbloqueado para assinatura depois de todas as páginas terem sido aprovadas.

Quando estiver satisfeito com o contrato, o proprietário do contrato pode carregar o seu contrato assinado e o contrato será ativado. Dependendo da data de início, aparecerá como Ativo ou Aprovado.

Ativo - a data de início do contrato já passou

Acordado - os detalhes foram acordados, mas a data de início ainda não foi fixada. O contrato passará automaticamente a ativo assim que a data de início for fixada e receberá um lembrete a informá-lo de que tal aconteceu.

Após a aprovação, verá a notificação abaixo e poderá carregar o seu contrato assinado como passo final.

A aprovação final será efectuada uma vez:

Quando ambas as partes tiverem assinado, o contrato é marcado como ativo.

Se pretender criar um contrato não ligado a uma solicitação de cotação, vá para o repositório de contratos, seleccione novo contrato e seleccione contrato em branco.

Pode configurá-lo e negociá-lo da mesma forma que faria com uma solicitação de cotação associada, mas não haverá uma opção para importar quaisquer detalhes.

Depois de clicar em "Contrato em branco", tem a opção de o anexar a um "pedido adjudicado" ao configurá-lo:

Para qualquer esclarecimento, leia o material acima.

Os campos assinalados com * são de preenchimento obrigatório.

Os contratos antigos permitem que os utilizadores armazenem dados de contrato no sistema para todos os contratos negociados antes de utilizarem os contratos DeepStream.

Isto permite-lhe:

Clique em Contratos na barra de navegação e, no lado direito, prima o menu pendente Novo contrato.

Clique na opção Carregar contratos antigos, que lhe permitirá descarregar modelos em formato CSV ou XLSX

Atenção, não é possível carregar o ficheiro em XLSX, apenas é possível carregar em formato CSV!

Modelo CSV:

Modelo XLSX:

Campos:

9. Número de referência adicional - qualquer número de referência interno

10. Titular do contrato* - Utilize o endereço de correio eletrónico com que o titular do contrato se inscreveu na plataforma DeepStream.

Todos os campos assinalados com um * são obrigatórios!

Todas as contrapartes têm de estar no sistema antes de o modelo ser carregado

Quando o contrato herdado tiver sido carregado com êxito, verá um visto verde: ✅ e "Legado" junto ao título

Estado do contrato antigo depois de carregado:

Acções do contrato quando o contrato anterior é carregado:

Note-se que todas as acções serão registadas como parte da pista de auditoria