Qu'est-ce que l'approbation de phase ?

Les approbations d'étape permettent aux propriétaires des demandes de faire approuver les décisions relatives à l'émission et à l'avancement d'une demande. Les approbations d'étape peuvent être utilisées à des fins multiples.

Par exemple :

Approbation de l'envoi du projet de demande aux fournisseurs sélectionnés
Approbation du rejet d'un fournisseur
Approbation du passage d'un fournisseur à l'étape suivante
Approbation de l'attribution de la demande à un fournisseur

Toutes les actions entreprises dans le cadre du processus d'approbation sont enregistrées dans la piste d'audit.

Remarque : ce mécanisme ne permet pas d'appliquer ou d'automatiser quoi que ce soit, il facilite simplement l'obtention de l'approbation des autres parties prenantes.

Où se trouvent les approbations par étapes ?

Dans une demande en cours, vous trouverez la section des approbations d'étape sous l'onglet Fournisseurs :

Dans un projet de demande, vous trouverez les "Approbations" à côté de l'onglet "Commentaires".

Dans les projets de demande, assurez-vous d'avoir sélectionné ou invité des fournisseurs à participer à votre demande sous l'onglet "Fournisseurs" avant d'ouvrir "Approbations".

Mise en œuvre des approbations d'étape

Pour créer une nouvelle approbation de stage, veuillez cliquer sur "+Nouvelle approbation", ce qui ouvrira une fenêtre contextuelle comme dans l'illustration ci-dessous :

Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le(s) fournisseur(s) que vous souhaitez voir examiné(s) dans le cadre de cette approbation...

Vous devez ensuite remplir le champ "description" afin de donner à vos approbateurs plus de détails sur ce que vous voulez qu'ils examinent. Vous avez également la possibilité d'ajouter des documents à l'appui de votre approbation.

L'étape suivante consiste à sélectionner le(s) membre(s) de l'équipe que vous souhaitez voir approuver la demande.

Remarque : les super utilisateurs peuvent envoyer des demandes d'approbation mais ne peuvent pas être des approbateurs s'ils n'ont pas été ajoutés à l'équipe chargée de la demande.

Une fois que vous avez sélectionné les approbateurs de votre choix dans la liste, ils apparaissent dans la fenêtre modale.

Si vous souhaitez supprimer l'un des approbateurs, vous pouvez le faire en sélectionnant le X à la fin de son nom.

Vous avez ensuite la possibilité de revoir votre demande d'approbation avant de l'envoyer.

L'étape suivante consiste à soumettre la demande d'approbation, ce qui déclenchera l'envoi d'une notification à tous les approbateurs.

Les approbateurs pourront voir

une description de votre demande
l'étape à laquelle elle se rapporte
le statut de leur approbation
les fournisseurs auxquels elle se rapporte
L'identité des approbateurs
L'état des réponses de tous les approbateurs

Répondre aux approbations d'étape

Pour répondre à une demande d'approbation, cliquez sur "répondre". Les détails de la demande d'approbation s'afficheront dans une fenêtre contextuelle :

Vous pouvez alors choisir entre "approuvé" ou "rejeté" et laisser un commentaire facultatif.

Remarque : vous pouvez mettre à jour votre réponse une fois qu'elle a été soumise.

Après la réception de la réponse à l'approbation de phase

Une fois que vous avez révisé et soumis votre réponse, le propriétaire qui a demandé l'approbation de l'étape pourra voir le statut des approbateurs, et votre réponse sera mise à jour en conséquence :

Remarque : vous pouvez annuler les demandes d'approbation, mais vous ne pouvez pas annuler les réponses qui ont déjà été soumises.

Pour toute question supplémentaire, veuillez envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante : support@deepstreamtech.com