Cet article couvre les points suivants:

Vous pouvez lier toute demande attribuée à un nouveau contrat, ce qui vous permet d'importer directement des informations. Vous pouvez ainsi importer des informations clés telles que des documents ou des postes que vous devez saisir, ce qui vous permet de gagner du temps et de ne pas commettre d'erreurs manuelles.

Pour ce faire, cliquez sur "Nouveau contrat", puis sur "A partir d'une demande attribuée" pour obtenir une liste déroulante de toutes vos options.

Une fois sélectionné, le nom du fournisseur retenu s'affiche :

Si la demande a été attribuée à plusieurs fournisseurs, une liste déroulante s'affichera pour vous permettre de faire votre choix.

Vous pouvez également créer un contrat directement à partir de votre demande.

Rendez-vous sur la page de la demande attribuée et cliquez sur Créer un contrat dans le coin supérieur droit. Le processus sera le même que ci-dessus, avec une présélection de votre contrepartie fournisseur s'il s'agit d'une demande à attribution unique, ou vous aurez la possibilité de choisir votre contrepartie fournisseur pour une demande à attributions multiples.

Si la demande a été attribuée à plusieurs fournisseurs, il y aura des options à choisir.

Veuillez noter que vous ne pouvez pas changer de fournisseur une fois que le contrat a été créé.

Les champs suivants sont pré-remplis par rapport à la demande, mais vous avez toujours la possibilité de les modifier :

Vous pouvez choisir d'importer tous les codes UNSPSC marqués à votre demande et vous avez la possibilité d'en ajouter d'autres.

Vous devez indiquer une date de début de contrat et vous avez la possibilité de fixer une date d'expiration au cas où vous auriez des contrats renouvelables sans date d'expiration.

Vous pouvez créer des étapes personnalisées (par exemple, un contrôle à mi-parcours) et les définir pour chacun de vos contrats afin de vous aider à suivre les dates clés. Vous avez la possibilité de masquer la visibilité d'un jalon à votre contrepartie, ce qui signifie que vous pouvez suivre les jalons internes et externes au même endroit.

En outre, vous pouvez créer des rappels que vous pouvez lier à vos étapes ou choisir la date exacte:

Rappels d'étapes : Liés à n'importe lequel de vos jalons, ils réagissent automatiquement à tout changement de jalon.

Rappels à date précise : non associés à des jalons et pouvant être programmés de manière récurrente.

Dans les rappels, vous pouvez décider s'ils sont destinés à un usage interne uniquement ou à des contreparties.

Remarque : si vous envoyez un rappel à votre contrepartie, tous les utilisateurs de la contrepartie recevront le rappel. Lorsque vous envoyez un rappel en interne, vous pouvez soit l'envoyer à tous les membres du contrat, soit choisir des collègues sélectionnés pour recevoir le rappel.

Comme le contrat a été élaboré à partir de demandes attribuées, certaines des informations ci-dessous sont tirées au sort :

Pour les contrats créés à partir d'une demande attribuée, votre contrat sera par défaut lié à une demande attribuée et la société fournisseur sera pré-remplie. Vous devrez néanmoins sélectionner les utilisateurs de la contrepartie auxquels vous souhaitez envoyer le contrat.

Vous pouvez sélectionner la devise dans laquelle vous souhaitez que le contrat soit libellé. Ce champ obligatoire est caché à vos fournisseurs - il alimente nos rapports qui vous donnent une vue d'ensemble de tous les indicateurs clés de vos contrats.

Choisissez la devise dans laquelle vous souhaitez saisir la valeur du contrat.

L'onglet Détails vous permet d'importer le contenu de la demande, ce qui vous évite de perdre du temps à télécharger à nouveau des documents importants ou des postes de votre demande ou de vos enchères électroniques.

De plus, pour chaque ligne ou document que vous importez, l'historique complet sera également importé, ce qui vous donne une piste d'audit de bout en bout, de la source au contrat.

Remarque : les utilisateurs ne pourront importer qu'une seule version d'un poste lié qui apparaît à la fois au stade de l'appel d'offres et au stade de l'enchère.

Un poste lié est un poste qui existe dans une phase d'appel d'offres et qui est copié de la phase d'appel d'offres à la phase d'enchère.

Dans l'exemple vidéo ci-dessous, les postes proviennent soit directement des détails de la demande, soit de l'enchère. Il n'est pas possible de sélectionner les deux types de postes. Cela permet aux utilisateurs de sélectionner le meilleur prix à partir de la section des postes de la demande ou de l'enchère.

Une fois que vous aurez sélectionné et importé vos lignes, vous obtiendrez l'image ci-dessous :

Cette fonction n'est accessible qu'aux personnes disposant d'un profil d'utilisateur complet.

Vous pouvez supprimer et réimporter des segments à partir de la demande.

Si vous souhaitez ajouter des informations ou des documents qui n'ont pas été inclus dans la demande, vous pouvez les ajouter aux pages importées ou à la page +add :

Vous avez également la possibilité d'ajouter des postes et des documents.

Le segment suivant vous permet de télécharger le contrat et d'ajouter une description :

Note : vous ne pouvez télécharger qu'un seul document ici

L'onglet final est : Équipe

Il vous permet d'ajouter des utilisateurs au compte et de leur attribuer des autorisations.

Propriétaire du contrat : accès complet pour effectuer des modifications et peut tout faire.

Remarque : les parties prenantes autorisées ne peuvent jamais avoir de droits de "modification".

Membre de l'équipe contractuelle : Un rôle de soutien au sein du contrat avec des limitations & ne peut pas :

Les titulaires de contrats peuvent gérer les permissions des membres de l'équipe en choisissant parmi les options suivantes par onglet :

Les autorisations peuvent être définies au niveau des onglets et des pages :

Une fois le contrat terminé, cliquez sur l'onglet "Réviser et envoyer". Lisez le contrat avant de le soumettre. Vous pouvez effectuer des révisions une fois le contrat envoyé, mais pas sur toutes les parties du contrat.

S'il y a des problèmes, ils seront signalés en rouge :

Une fois le contrat établi, il est envoyé (ou rendu visible) à la contrepartie du fournisseur. Il peut alors répondre à tous les éléments ou documents supplémentaires que vous avez ajoutés ou apporter des modifications à ceux qui ont été importés de la demande.

Une fois que tous les éléments et documents de l'onglet Détails sont complets, le propriétaire du contrat peut passer en revue et approuver chaque page. Cette étape est nécessaire pour débloquer le contrat en vue de sa signature.

La contrepartie du fournisseur ne voit pas le flux d'approbation - il s'agit d'un flux interne uniquement - et peut donc encore apporter des modifications à une page après qu'elle a été approuvée, mais ne vous inquiétez pas, la plateforme informera tous les utilisateurs que quelque chose a changé et de quoi il s'agit, de sorte que vous puissiez l'approuver à nouveau ou poser des questions de suivi.

C'est dans l'onglet Contrat que se trouve le contrat principal et que les utilisateurs peuvent en négocier les termes dans un sens ou dans l'autre. Le fournisseur peut télécharger le contrat signé à tout moment, mais l'acheteur ne peut le signer qu'une fois que toutes les pages ont été approuvées.

Une fois que vous êtes satisfait du contrat, un propriétaire de contrat peut télécharger son contrat contresigné et le contrat est mis en ligne. En fonction de la date de début, il apparaîtra comme actif ou accepté.

Actif - la date de début du contrat est déjà passée

Accepté - vous avez accepté les détails mais la date de début n'a pas encore été fixée. Le contrat passera automatiquement à l'état actif une fois que la date de début aura été fixée et vous recevrez un rappel vous informant que cela s'est produit.

Une fois l'approbation obtenue, vous verrez apparaître la notification ci-dessous et pourrez télécharger votre contrat signé à la dernière étape.

L'approbation finale n'interviendra qu'une fois :

Une fois que les deux parties ont signé, le contrat est marqué comme étant en vigueur.

Si vous souhaitez créer un contrat qui n'est pas lié à un appel d'offres, accédez au référentiel des contrats, sélectionnez Nouveau contrat, puis Contrat vierge.

Vous pouvez le configurer et le négocier de la même manière qu'un appel d'offres lié, mais il n'y aura pas d'option pour importer des détails.

Une fois que vous avez cliqué sur "Contrat vierge", vous avez la possibilité de le joindre à une "demande attribuée" lors de sa mise en place :

Veuillez lire les documents ci-dessus pour toute clarification.

Veuillez noter que les champs marqués d'un * sont obligatoires.

Les contrats anciens permettent aux utilisateurs de stocker dans le système les données relatives à tous les contrats négociés avant l'utilisation des contrats DeepStream.

Cela vous permet de:

Cliquez sur Contrats dans la barre de navigation et, sur le côté droit, cliquez sur le menu déroulant Nouveau contrat.

Cliquez sur l'option Télécharger les anciens contrats qui vous permettra de télécharger les modèles au format CSV ou XLSX.

Veuillez noter que vous ne pouvez pas télécharger le fichier au format XLSX, mais uniquement au format CSV !

Modèle CSV :

XLSX Modèle :

Champs :

Tous les champs marqués d'un * sont obligatoires !

Veuillez noter que toutes les contre-parties doivent être présentes dans le système avant que le modèle ne soit téléchargé.

Une fois que le contrat hérité a été téléchargé avec succès, vous verrez une coche verte : ✅ et "Héritage" à côté du titre.

Statuts une fois que le contrat hérité est téléchargé :

Actions contractuelles une fois que l'ancien contrat est téléchargé :

Veuillez noter que toutes les actions seront enregistrées dans le cadre de la piste d'audit.