En este artículo se detalla:
¿Qué son las aprobaciones de etapa?
Las aprobaciones por etapas ofrecen a los propietarios de las solicitudes la posibilidad de solicitar la aprobación de las decisiones relativas a la emisión y el progreso de una solicitud. Las aprobaciones por etapas pueden utilizarse para múltiples fines.
Por ejemplo:
Aprobación para emitir el borrador de la solicitud a los proveedores seleccionados
Aprobación para rechazar a un proveedor
Aprobación para avanzar a un proveedor a la siguiente etapa
Aprobación para adjudicar la solicitud a un proveedor
Todas las acciones realizadas como parte del proceso de aprobación quedan registradas en la pista de auditoría.
Nota: este mecanismo no impone ni automatiza nada, sólo facilita la posibilidad de obtener la aprobación de otras partes interesadas.
¿Dónde se encuentran las aprobaciones por etapas?
En una solicitud activa, puede encontrar la sección de aprobaciones de etapas en la pestaña Proveedores:
En un borrador de solicitud, puede encontrar "Aprobaciones" junto a la pestaña de comentarios
En los borradores de solicitudes, asegúrese de haber seleccionado o invitado a proveedores a su solicitud en la pestaña "Proveedores" antes de abrir "Aprobaciones".
Aprobación de las fases de aplicación
Para crear una nueva aprobación por etapas, haga clic en "+Nueva aprobación", lo que abrirá una ventana emergente como la que se muestra a continuación:
Utilice los cuadros desplegables para seleccionar los proveedores que desea que se revisen como parte de esta aprobación...
A continuación, deberá rellenar el campo "descripción" para ofrecer a los responsables de la aprobación más detalles sobre lo que desea que examinen. También tiene la opción de añadir documentos de apoyo a su aprobación.
El siguiente paso es seleccionar qué miembros del equipo desea que aprueben la solicitud.
Nota: Los superusuarios pueden enviar solicitudes de aprobación, pero no pueden aprobarlas a menos que hayan sido añadidos al equipo de solicitudes.
Una vez que haya seleccionado a los aprobadores de la lista, aparecerán en el modal.
Si desea eliminar a alguno de los aprobadores, puede hacerlo seleccionando la X que aparece al final de su nombre.
A continuación, tendrá la oportunidad de revisar su solicitud de aprobación antes de enviarla.
El siguiente paso es enviar la solicitud de aprobación, lo que activará una notificación a todos los aprobadores.
Los aprobadores podrán ver:
Una descripción de su solicitud
La etapa a la que se refiere
El estado de su aprobación
Los proveedores a los que se refiere
Quiénes son los aprobadores
El estado de las respuestas de todos los aprobadores
Respuesta a las aprobaciones de etapa
Para responder a una aprobación, haga clic en "Responder". Esto le mostrará los detalles de la solicitud de aprobación en una ventana emergente:
A continuación, puede elegir entre "aprobado" o "rechazado" y dejar un comentario opcional.
Nota: Puede actualizar su respuesta una vez enviada.
Una vez recibida la respuesta de aprobación de la fase:
Una vez que haya revisado y enviado su respuesta, el propietario que solicitó la aprobación de la etapa podrá ver el estado de los aprobadores, con su respuesta actualizada en consecuencia:
Nota: puede cancelar las solicitudes de aprobación, pero no puede deshacer las respuestas ya enviadas.
Para más información, envíe un correo electrónico a: support@deepstreamtech.com